·    Arşiv ile belge yönetimi arasındaki ilişkiyi, arşivin evraklardan (belgelerden) oluşması açısından bir bütünün parçaları olarak nitelendirmek mümkündür.

·    Yazılı olan her belgeye evrak denir ve varak(yaprak)’ın çoğuludur. Ancak terim olarak daha çok kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişilerin oluşturduğu belgelere denir.

·    İşlemi biten evrak dosyalarından çoğu belli bir sürenin sonunda arşive kaldırıldığından, arşivlerin düzenli olması evrak ve dosya işlerinin belli sistemlere göre düzenli bir şekilde yürütülmesine bağlıdır. Evrak ve dosyaların ileride arşiv malzemesi olarak kolaylıkla tasnifine, korunmasına ve yararlanılmasına olanak verecek şekilde düzenlenmesi zorunludur.

·    Kurumlarca uygulanan evrak ve dosya sistemleri arşivin orijini olduğundan, her kurumun evrak ve dosya sitemleri düzenlemesi yerine, standardı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Türk Standartları Enstitüsü, Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü ve ilgili kuruluşların temsilcilerince hazırlanacak ve Bakanlar Kurulu’nca yürürlüğe konulacak bir dosya sistemi kurmak, evrak ve dosyaların ileride arşiv malzemesi olarak kolaylıkla tasnifine, korunmasına ve yararlanılmasına olanak tanıyacaktır. Böylece, personelden, zamandan, yerden ve paradan tasarruf sağlanmış olacaktır.

·    Ancak, dikkat edilmesi gereken noktalar da söz konusudur;

o    Her kuruluşun iş hacmi, hizmetinin özelliği, personelin özellikleri, yerleşme ve çalışma şartları, hizmetlerinden beklenen sür’at, verim ve benzeri özellikleri dikkate alınacak olursa, tüm kuruluşlar için tek ve ortak bir dosya standardının geliştirilmesi olanaksızdır. Bu nedenle birden fazla dosya tasnif sistemi kabul edilmeli ve bunlardan biri seçilmelidir

o    Bir diğer nokta, 1923’ten beri kurumlar tarafından farklı farklı evrak, dosya ve buna bağlı olarak tasnif hizmetlerin yürütülmüş olmasıdır. Yani uygulanacak standardın geçmişteki uygulamaları da ıslah edici özellikte olması gerekmektedir.

o    Yazışma ve bununla ilgili her türlü kırtasiye ve haberleşme malzemelerinin belirli standartlara bağlanmaları gerekmektedir.

o    İleride arşiv malzemesi olarak korunması gereken malzemenin fiziki özelliği ve kalitesinin belli standartlarda olması gerekmektedir.

ARŞİV VE KÜTÜPHANE İLİŞKİSİ

·    Arşivler ve kütüphaneler üzerine yazılan ya da kaydedilen bilgi materyallerini içerirler. Yani üzerinde bilgi bulunan ve gerektiğinde hizmete sunulacak materyaller vardır.

·    Arşivler de kütüphaneler gibi malzemelerini elde eder, nitelendirir (kataloglar), tasnif eder, korur ve hizmete sunarlar. Kullanılan sistemler farklı olsa bile var oluş gerekçeleri ortaktır.

·    Bunun yanında arşiv ve kütüphane ilişkisini esas itibariyle iki başlık altında karşılaştırmak mümkündür:

o    Malzeme Yönünden:
§    Arşiv malzemesi kendiliğinden birikir. Oluşum aşamasında bir zorlama söz konusu değildir.
§    Kütüphanelerde ise, kütüphane malzemesi kütüphane için özel olarak toplanır. Yani kütüphanenin tür ve amaçları doğrultusunda koleksiyon oluşturulur.

o    Yöntem Yönünden:
§    Her ikisi de materyali toplar, tasnif eder ve kataloglamasını yapar.
§    Farklılık üzerinde çalışılan materyale yaklaşım ve değerlendirme safhasındadır. Arşive malzeme tek tek değil, vesika grupları halinde gelir. Arşivde her arşiv belgesi bir grup belge içerir. Arşivci için önemli olan önündeki malzemenin ait olduğu kuruluşun fonksiyonları, bürokratik organizasyonu ve tabi ki ait olduğu devirdir.
§    Kütüphanelerde ise kütüphane materyali tek tek alınır ve değerlendirilir.
§    Arşiv dokümantasyonu aslına sadık kalınarak tasnif edilir. Yani işlem görmüş olduğu tarihlerdeki asli düzen içerisinde, fonları parçalanmadan tasnif edilmesi esastır. Kütüphanelerde ise kütüphanenin türüne, amacına, materyal mevcuduna göre tasnifler değişik olabilir.
§    Arşivler kendileri ile ilgili olmayan arşiv dokümantasyonunu bir sorunluluk olmadan toplamazlar. Kütüphaneler ise tür ve gayelerine göre basılı ve kayıtlı tüm materyalleri toplamaya çalışırlar. Kütüphanelr için asıl yaklaşım konudur.

ARŞİV VE DOKÜMANTASYON İLİŞKİSİ

·    Doküman belge, vesika karşılığı olarak kullanılır. Dokümantasyon ise kitabın yanı sıra kitap özelliği taşımayan araştırmaların (kitap dışı materyallerin) da yeniden kullanılışında, aranılan bilgilerin toplanması, analiz edilmesi, tasnif edilmesi ve hizmete sunulması yolunda her türlü yöntem anlamındadır. Bu nedenle dokümantasyon “dokümanı yazanın kaleminden çıktığı andan okuyanın ve bilgi edinenin dimağına girinceye kadar izler” olarak tanımlanmıştır.

·    Kütüphane ilişkisinde olduğu gibi dokümantasyon-arşiv ilişkisinde de malzeme ve yöntem yönünden farklılık vardır.

·    Arşiv malzemesi kendiliğinden oluşurken, dokümantasyon araştırma neticelerini derlemeye yönelmiştir. Bu malzemelerin tasnifi ve hizmete sunulması ise ortak yönlerini teşkil eder.

TARİHÇE

·    Arşivlere ilişkin araştırmalar, M.Ö. 2000 yılında Mezopotamya’da devlet ve tapınak arşivlerinin bulunduğunu ortaya koymuştur.

 ·    Eski Mezopotamya’da pek çok tapınak arşivi olduğu gibi, Nippur şehrinde tabletlerin saklandığı resmi bir devlet arşivi olduğu bilinmektedir.

·    M.Ö. 1800-2000 yıllarına ait ve Hititlerin resmi yazışmalarını, antlaşmalarını, kanunlarını ve daha birçok vesikalarını sakladıkları ve Hattuşaş’ta olan büyük bir devlet arşivi meydana çıkarılmıştır.

·    Mısır’da El-Amarna’da M.Ö. IV. Yüzyıldan kalma çizi yazısı ve devrin diplomasi dili olan Akadça ile yazılmış vesikalar bulunan bir devlet arşivi meydana çıkarılmıştır.

·    Eski Yunan ve Romalılar da resmi vesikalarını tapınaklarda saklarken, bu arşivlere “grapharrium, chartarium, tabularium ve tabularius” gibi adlar vermişlerdir.

·    M.Ö. IV. Yüzyılda Atina’da resmi belgelerin toplandığı bir devlet arşivi alduğu bilinmektedir.
·    Roma’da ise M.Ö. 83 yılında “Aerarium” adı verilen bir devlet arşiv binası yaptırılmıştır.

Döneme İlişkin Özellikler:
·    Arşiv bilinci insanlığın varoluşu kadar eskidir.

·    Arşivlerin yönetimsel anlayışa ilişkin bilgi ve belgelerin bulunduğu yerler olarak görülmesi eskilere dayanmaktadır. Bu yönetimsel bakış açsını tapınak ve devlet arşivlerinin oluşumu yansıtmaktadır

·    Arşivin koleksiyonu normal yaşantıların sonucu oluşan bilgi ve belgelerin ötesinde bulunan materyallerden oluşmaktadır. Mısırda kurulan arşivde devrin diplomasi dili ile yazılan belgelerin bulunması buna delildir.

AVRUPA VE DİĞER ÜLKELERDE ARŞİVLERİN GELİŞİMİ

·    Ortaçağ Avrupa’sında pek çok ülke için yazılı belgeler ile işlem yapmak olanaksızdır. Ancak papalık sarayı ile birkaç Yunan ve İtalyan piskoposluk merkezinde ve manastırlarda arşivler kurulmuştur. Bu da yine arşivlerin yönetimsel hakimiyetin yansıması olarak kurulmasına delil oluşturmaktadır.

·    Üretilen resmi belgenin toplanması anlamında ilk kapsamlı çalışma olarak 1085 yılında İngiliz Kralı William Conqueror (Konkeror) tarafından 2 cilt halinde hazırlatılan Domesday (Ülkeye ait günlükler)’lerdir. Kral, ülke sınırları içerisinde yer alan tüm bölgelere ait belgelerin toplanması emri ile, ülke sınırları içerisindeki tüm olayları belgelemek ve insanların yazdığı her şeyi toplama amacı gütmüştür.

·    Büyük ve küçük Domesday olmak üzere 2 cilt hazırlanan bu çalışmada toprak sahipleri (soylular), serfler, toprağın kullanım şekli, statüler, vergi yasaları, hukuki düzenlemeler ve uygulama biçimlerine ilişkin belgeler yer almaktadır. Bu durum iki amaca işaret etmektedir;

o    Ulusa ait kültürün korunması ve gelecek nesillere aktarılması düşüncesi

o    Yönetimin otoritesinin korunması düşüncesi

·    Arşivsel düzenleme anlamındaki çalışmaların ancak XIII. Yüzyılın sonlarından itibaren başladığı görülmektedir.

·    1284 yılında Fransa’da Naple’de Anjou arşivinde ilk defa envanterler ve tüzükler kullanılmaya başlanmıştır.

·    1318’den itibaren Fransa’da Pierre de Etampes, Tresar des Chartes Arşivi’nin kütüklerini ve kayıtlarını kataloglamaya başlamıştır.

·    İngiltere’de ise William Stapleton 1323’te Exchequer (Devlet Hazinesi)’ın envanterlerini hazırlamıştır.

·    Bu dönemde arşivcilik açısından önemli gelişmelerden birisi de öncü üniversiteler olan Bologna (1158) ve Paris (1179)’in kurulmasıdır. Özellikle hukuk, sanat tarihi ve teoloji üzerinde çalışmaların yapıldığı bu üniversitelerin arşivcilik tarihi açısından iki önemli özelliği vardır;

o    İlk üniversite arşivlerinin oluşturulması

o    Teoloji yanında Roma Hukuku’nun gündeme gelmesiyle idari hukukta yaşanan değişim

·    Özellikle 13. ve 14. yüzyıllarda arşivlerin “belgelerin depolandığı kamusal alanlar (public place) olarak tanımlanmaya başlandığı görülmektedir. Bu durum arşivlerin kilise ve zenginlere ait yerler olması bilincinin aşılması sürecinin başlangıcıdır. Yine Arşivlerin “birinci el kaynak” olarak tanımlanması da bu dönemdedir.

·    1524’te Avrupa’da ilk merkezi arşiv deposu İspanya Kralı I. Charles Royal’in Castille Kraliyet Arşivi’ni (Archives of Castille) Simances Kalesi’ne transfer emri ile olmuştur. Kralın arşivin kuruluşuna yönelik verdiği emirler arasında “belgelerin günlük kullanımlarının mümkün kılınması”, arşivlerin geçmişi aydınlatan ve geleceğe yön veren araştırma merkezleri olarak algılanmaya başlandığının bir göstergesidir.

Bu arşiv deposunda ayrıca belgelere yönelik tasnif işlemlerinden, ayıklma, imha, kullanım ilkelerinin belirlenmsi, saklama şartlarına ilişkin tüzüğe kadar ilkler yaşanmıştır.

·    17. yüzyılda Fransa Kralı II. Francis, İspanya örneğinden hareketle kendi kraliyet arşivini kurmuştur.

·    1618’de İsveç Mahkeme Arşivleri (Chancery) oluşturulmuş ve bu belgelerin daha sonra Riksartiv’de oluşturulan merkezi arşiv depolarında saklandığı görülmüştür.

·    1655 yılında Danimarka, Kraliyet Arşivi’ni kurmuş, ancak uzunca bir süre sonra 1720’de çalışmalarına başlamıştır.

·    16. yüzyılda Çin’de elle yazılan pek çok belge Çin İmparatorluğu’nun arşiv depolarının oluşumunda önemli bir etken olmuştur. Nitekim “The Humg Shi Chen” (İmparatorluk belge deposu) 1534-35 yılları arasında imparator Ming Jiajing tarafından oluşturulmuştur. Avrupa’da olduğu gibi bu depolarda da ağırlıklı olarak soylu kişilere ait belgeler bulunmaktadır.

·    Rönesans ve reform hareketleri arşivlerdeki dinsel ve soylu kişilerin ağırlığın ortadan kalkma sürecini de beraberinde getirmiştir. Bu dönemde arşivler

o    Kiliseler açısından kendi pozisyonlarını koruma ve tarihsel geçerliliklerini ispatta
o    Soylular için ise mülkiyetlerini korumada ve politik beklentilerinin doğrulamada
o    Yeni kurulan devletler için yasal dayanak olarak kullanacakları belgelerin toplandığı yer olarak görülmektedir.

·    1789 Fransız İhtilali arşivler ve arşivcilik açısından dönüm noktasını oluşturur. Çünkü modern anlamda arşivlerin kuruluşu olarak bu tarih gösterilmektedir. Bunun nedenleri ise;

o    İhtilalle birlikte gündeme gelen ulusal devlet anlayışı ve buna bağlı olarak Ulusal Arşiv oluşturulması bilincinin yaygınlaşması.
o    Belgelerin yeniden şekillenen kurumsal yapı için vazgeçilmez iletişim ve doğrulama aracı oluşu
o    Yeni toplumsal ve idari yapıya paralel olarak da belgelere bakış açısının, ele alınış biçiminin değişmesi. Bu değişim belgelerin sadece yönetim ve devlet hayatına ilişkin yürütülen çalışmaları koruma değil, toplumsal ve kurumsal amaçlar doğrultusunda da üretilip kullanılmasını (belge yönetimi) gündeme getirmiştir.

·    Arşivcilik açısından ise, Fransız İhtilali sonrası yaşanan yeni süreç için altyapı olarak nitelendirilebilecek 17 ve 18. yüzyıllarda yaşanan gelişmeler de olmuştur. Bunlar;

o    İsveç’te Axel Ovenstierna’nın üst düzey bir devlet görevlisi olarak İsveç arşivleri için bir yasal düzenleme çalışması gerçekleştirmesi,
o    Baldossare Bonifica’nın “De archives” adıyla hazırladığı kitabı 1632’de yayımlaması,
o    Bonifica’nın çalışma arkadaşlarından olan Albertino Barisoni’nin 1620 yılında yazdığı “De Archives Commentaria”nın, ancak 1727’de yayımlanması. Özellikle bu çalışma o dönemde arşivciliğe ilişkin en önemli düzenleme ilkelerini belirleyen eser olarak geçmiştir.
o    Eserlerin ortak özelliği ise, her ne kadar arşiv ve arşiv düzenleme teknikleri ile ilgili olsa da, ulusal arşivin oluşturulması düşüncesini telaffuz ediliyor olmasıdır.

·    Belki de bu çalışmaların bir sonucu olarak ulusal arşiv boyutunda olmasa bile, merkezi arşiv özelliği taşıyan arşivlerin 1700’lü yıllarla birlikte yaygınlaştığı görülmektedir.

o    Almanya’da 1713’te  farklı bölgelere ait belgeleri depolama amacıyla Honover’de toplanması,
o    Avusturya’da 1749-1762 yıllarında dışişleri yaslarına ait belgelerin Haus-Hof ve Statsarchive’de toplanması,
o    1784’te İskoçya Kayıt Evi’nin oluşturulması bu yaklaşıma örnektir.

·    İşte tüm bu gelişmelerin bir sonucu olarak Fransız Ulusal Arşivi ilk merkezi arşiv olarak 29 Temmuz 1789’da kurulmuştur. Arşiv’de Parlamentoya ait toplantı tutanakları, meclisin aldığı kararlar ve yayımladığı kanunlar koleksiyonun nüvesini oluşturmuştur. 25 Haziran 1794’te alınan bir kararla devlet teşkilatı içerisinde yer alan belgeler, noterlik ve çeşitli özel kuruluşlara ait arşiv birimlerindeki belgelerin, güncel kullanımlarının ardından ulusal arşive aktarılması kararlaştırılmıştır. 1928 yılı Mart ayında çıkarılan arşiv kanunun ile de, bütün arşiv belgeleri Archives Nationales’e devredilmiştir.

·    Fransız İhitilali’nin aşiv ve arşivciliğe getirdiği yenilikler şöyle sıralanabilir;

o    Dağınık arşivlerin birleştirilerek Ulusal arşiv oluşturma bilincinin gelişimi,
o    Belgelerin kurumsal iletişim ve doğrulamada vazgeçilmez olarak görülmesi ve teşkilat yapıları içerisinde kendi arşiv alt yapılarını oluşturmaları,
o    Arşivlerin hakim gruplara ait yerler olarak görülmesi düşüncesinin yıkılarak, devlete ait birimler tarafından üretilen bu belgelerin doğrudan toplumun malı olarak görülmesi,
o    Arşivler’den tüm yurttaşların yararlanabilmesi düşüncesinin gelişimi,
o    Ulusal bir kültür mirası olarak algılanması düşüncesi ile birlikte, arşivlerin  siyasi ve kültürel değerlerinin artması,
o    Milliyetçiliğin yükselmesi ile birlikte, tarihe dayalı bilimsel araştırmaların hızla artması,
o    Günümüzde belgelerin arşivlerde düzenlenmesine esas oluşturan “provenans” yönteminin ortaya çıkması. Belgelerin oluşum ilişkisi göz önünde bulundurularak düzenlenmesi yaklaşımı olan “Respect des fonds”, 1840 yılında Fransa’da ortaya konmuştur. Bu yaklaşım belgelerin oluşturuldukları ortamın koşulları doğrultusunda ve bu koşullar göz önüne alınarak düzenlenmesine dayanmaktadır.Bu prensip 1890’a kadar yaygın kullanım alanı bulmamış olmasına karşın, Prusya tarafından aynı mantıktan hareketle “provenans”ı geliştirmiştir.
o    Ulusal ve bölgesel arşiv kurumlarının büyümesi ve arşivcilik alanında teorik yaklaşımların olgunlaşması, ilk arşivcilik okullarının açılmasına etkili olmuştur. Bu doğrultuda arşivcilik alanında bağımsız programlarla eğitim yürüten ilk arşivcilik okulu olarak tarihe geçen Ecole des Chartes kurulmuştur.

·    Fransa’da ortaya çıkan yeni arşiv ve arşivcilik düşüncesi diğer ülkeleri de etkilemiştir. Pek çok ülke Fransız Arşiv Sisteminden ve kurumsal teşkilat yapısından etkilenerek kendi arşiv ve buna bağlı olarak kurumsal alt yapılarını oluşturmuşlardır.

o    Almanya’da Allegmen Rijkarchif ve Belçika’da Archives General du Royuame merkezi arşivler olarak Fransız geleneğinden esinlenerek kurulmuştur.
o    İskoçya ulusal arşivini “General Register House” adıyla 1784’te,
o    İsviçre’nin merkezi arşivi 1798’de Bern’de kurulmuştur. Ayrıca kantonlarında da mahalli arşivler vardır.
o    Hollanda devlet arşivini 1802’de Hague’de (Algemeen Rijksarchief te’s Gravenhage) kurmuştur.
o    İsveç Ulusal arşivi 1809’da kurulmuştur.
o    Finlandiya XIV. Yüzyılın başlarından itibaren arşiv malzemesine sahipse de, Fin Milli Arşivi (Voltionarkisto)’nin kurulması, ancak 1809 yılında Fredrikshamm Andlaşması ile Finlandiya Büyük Dukalığı’nın İsveç Hakimiyetinden ayrılmasından sonra olmuştur.
o    14 Ocak 1814 Kiel Andlaşması ile İsveç’e bırakılan Norveç, Ulusal Arşivi’ni 1817’de Oslo’da kurmuştur.
o    İngiltere arşivini bakanlık ve mahkemelerde yer alan belgeleri birleştirmek suretiyle oluşturmuştur. 1838 yılında parlamentonun kabul ettiği İngiliz Ulusal Arşivi (Public Records Office) yasası iel de ulusal arşiv resmen kurulmuştur.
o    İtalya’da 1818’de kurulan Kraliyet Arşivi, 1843’ten itibaren merkezi arşiv olarak hizmet vermeye başlamıştır.
o    Danimarka’da ulusla arşivin (Rigsarkivet) 1582’de Copenhagen’de atılmış olmasına karşın, 1848’de resmen kurulmuştur.
o    İrlanda Milli Arşivi (Public Record Office of Ireland) 1867’de Dublin’de,
o    Polonya’nın tarihi belgelerinin bulunduğu merkezi arşivi (Archivum Glowne Akt Dawnych) 1808’de, ulusal arşiv ise ikinci dünya harbi sonrası 1945’te kurulmuştur.
o     Hindistan’da ulusal arşiv 1891 yılında İngilizler tarafından oluşturulmuştur.
o    Endonezya ie ulusal arşivini 1892 yılında kurmuştur.
o    ABD’de arşiv dokümantasyonunun oluşması özgürlükten sonra olmuştur. Ulual Arşiv (National Archives) 1934 yılında, merkezi idareye ait evrakın bir araya toplanmasıyla başladığı görülmektedir. 1943 ve 1950 yıllarında çıkarılan iki kanunla da, federal idarelerden ulusal arşive devredilecek arşiv malzemesi tespit edilmiştir.

TÜRKLERDE ARŞİV

·    Arşivlerin tarihi bizde de çok eskiye uzanmakta ve Orta Asya’ya kadar gitmektedir.

·    Ortaçağ’ın en medeni milletlerinden biri olan Uygur Türkleri’nin şehirlerinde; zengin kütüphaneler, resmi daireler, noterler, gümrük teşkilatı, mahkemeler ve resmi yazışmaların saklandığı yerler (arşivler) vardı.

·    Yine Anadolu Selçukluları, zengin kütüphanelerin yanı sıra, resmi yazışmaların saklandığı arşivlere de sahiptiler.

·    Ancak Türk uygarlığına ilişkin en kapsamlı arşiv malzemesi ve depolarını Osmanlı Devleti’nde görmekteyiz. Osmanlı’da kuruluşundan itibaren güçlü bir arşiv geleneği söz konusudur. Orta ve Yakın Doğu, Balkanlar ve Kuzey Afrika’yı içine alan geniş bir coğrafyada 600 yılı aşkın bir süre hüküm süren Osmanlı geleneğinde, idari kayıtların devlet eliyle tespit edilip düzenlenerek günümüze ulaşan milyonlarca sayıdaki belge teşkil ettiği bilinmektedir.

·    Osmanlı devlet yapısı içerisinde merkezi idare üç ana yapıdan oluşmaktadır;

o    Divan-ı Hümayun: Vezir-i azamın başkanlığında toplanarak devlet işlerine bakan meclis=Bakanlar Kurulu,
o    Bab-ı Asafi: Sadrazam Konağı, Paşakapısı Teşkilatı yerine kullanılmış bir tabirdir. Başbakanlık’ın karşılığıdır. Sadrazamların resmi makamlarına II. Abdülhamid devrinden itibaren Bab-ı Ali denmiştir
o    Bab-ı Defteri Defterdarlık Dairesi yerine kullanılmış bir tabirdir. Defterdarlık kapısı da denilen bu teşkilat bugünkü Maliye teşkilatı karşılığıdır.
·    Bu üç bürokratik yapıdaki daireler ve onların kalemlerine ait sicil, defter ve vesikalar da ilgili daire ve kalemlerde işlem gördükten sonra bir ay torbada saklanır, daha sonra bir yıl içerisinde biriken evrak mahzenlerde muhafaza edilirdi. Bu uygulama Osmanlıların son dönemine kadar böyle olmuştur.
·    Osmanlılarda arşiv belgeleri genelde defterler şeklindedir. Bu durum bize Osmanlı bürokrasisinde, günümüzde dosyalama sistemleri olarak adlandırılan sistem içerisinde defter usulüne uygun arşivleme yaptığını göstermektedir. Bu belgeler Osmanlı Devlet Arşivi konumundadır.
·    Osmanlı Merkez İdaresi yapısı içerisinde üretilen bu belgeler dışında da üretilen belgeler mevcuttur. Bu belgeler ve bulundukları arşivleri 5 ayrı kategoride ele almak mümkündür. Bunlar;
o    Tapu Tahrir Defterleri ya da diğer adıyla Defter-i Hakani’ler: Fethedilen ülkelerdeki arazilerin tescili, toprağın mülkiyet ve tasarruf sistemini, vergi oranlarını göstermek için tutulan belgelerdir ve toprakların esas kaydı olması nedeni ile tapu hükmündedir ve bu şekilde adlandırılmıştır. Bu defterler Tapu Kadastro Arşivi (Kuyud-u Kadime)’nde bulunmaktadır.
o    Mühime Defterleri: Osmanlı padişahlarının ülkenin dört bir yanındaki idarecilere gönderdikleri ferman, berat ve benzeri yazışmaları içerir ve Osmanlı idari teşkilat yapısını ortaya koyması bakımından büyük önem taşımaktadır.
o    Ru’us Defterleri: Ru’us Dairesi tarafından görevlilere verilen nişan, rütbe, tayin ve terfi kayıtlarını içerir.
o    Şer’i Siciller: Ülkenin çeşitli mahkemelerinde kadılarca verilmiş hükümleri içerir. Bu belgeler de Şer’i Siciller Arşivi’nde bulunur.
o    Vakfiyeler: Vakıf şartlarını ortaya koyan ve ülkenin çeşitli kesimlerine yayılan vakıflarca tutulan kayıtları içerir. Bu tür belgeler de Vakıf Arşivleri’nde saklanır.
o    Bunların dışında bir Saray Arşivi kimliği taşıyan Topkapı Saray Arşivi de vardır.

·    Bu bilgiler ışığında Osmanlılarda arşivlerin gelişimi şöyledir:

·    Kuruluş dönemlerine ilişkin kayıtlar savaşlar nedeniyle oldukça sınırlı kalmıştır.

·    Bursa ve Edirne’nin başkent olduğu yıllara ait belgeler da hayli azdır. Bunun sebebi de Timur istilasında bu belgelerin yok edilmiş olduğu belirtilmektedir.

·    İstanbul’un fethinden sonra arşiv çalışmaları önem kazanmış ve yoğunlaşmıştır. Bu dönemde oluşturulan ilk arşiv Yedikule’de kurulmuştur. Daha sonra bu arşiv Atmeydanı’na taşınmıştır. Defterhane olarak adlandırılan bu arşiv divan toplantılarının düzenli olarak yapıldığı dönemlerde, Kubbealtı’nda Hazine-i Amire’de, yani Osmanlı hazinesi ile birlikte saklanmıştır. Hazinedarbaşı tarafından Sadrazamın mührüyle kapatılan arşiv, yine sadrazamın huzurunda açılabilirdi. Divan toplantılarının önemini kaybetmeye başlamasından itibaren önce Topkapı Sarayı, sonra da Sultanahmet’te Saray-ı Atik denilen yere taşınmıştır. 18. yüzyıldan itibaren Bab-ı Asafi ve daha sonra da Bab-ı Ali önem kazanmaya başlayınca, evraklar ilgili daire ve kalemlerin yakınlarındaki arşiv depolarına taşınmıştır.

·    Günümüze ulaşan arşiv malzemesinin önemli bir bölümü ise Kanuni döneminden itibaren oluşturulan belgelerdir. Çünkü bu dönemde Osmanlı devlet yapısı olgunlaşmış, devlet istikrara ulaşmış ve saltanat kavgaları sona ermiştir.

·    Osmanlı Devleti’nin büyük askeri hareketleri sırasında mali, idari ve askeri işlerle ilgili bürolar da harekata katılır ve gerekli belgeleri de yanında götürürlerdi. Vezir-i Azam serdar-ı erken sıfatıyla savaşlara katıldığında tevcihler (sevkiyat), tayinler, azil, katil ve vergi toplama gibi bütün işlemler Sefer divanında yapılır ve kayıtları orada tutulurdu. Özellikle harekat yapılan bölgeye ilişkin defterler ve maliye kayıtları savaş alanına kadar götürülür, bazen de güvenli alanlarda geri planlarda tutulurdu.

·    Paşakapısı, yani Bab-ı Asafi evrakı ise kagir olarak (yığma) sürekli korunan depolarda saklanmıştır. Evraktan lazım olanlar ilgili dairelere ve kalemlere gittikten sonra, işi bitsin bitmesin akşamları tekrar depolara getirilmek zorundaydılar.

·    Arşiv sistemi içerisinde önemli yeri olan belgelerden biri de Hatt-ı Hümayun’lardır. Bunlar görüldükten sonra reisülküttaba teslim edilir ve o da her ay bunları torbaya koyup mühürledikten sonra nezareti altında özel bir sandığa koyup hıfz edilmiştir.

·    Osmanlılarda 18. yy’’ın ortalarına kadar iyi bir şekilde saklanan ve titizlikle korunan arşiv malzemesi daha sonra çeşitli tahrip ve ihmalle maruz kalmıştır. Bakımsızlık, yangınlar, su baskınları, depoların yetersizliği, kötü taşıma, vb gibi sorunlar bu dönemde yaygın olarak görülmüştür.

·    18. yüzyılın ikinci yarısından itibaren Osmanlı Bürokrasisi de büyük değişimler göstermiştir. Saray ve Divan-ı Hümayun önemini kaybederken, sadaretler, dahiliye ve hariciye odaları, Divan-ı Vala, Divan kalemleri, reisülküttab önemini artırmıştır.

·    1785’te Topkapı Sarayı ile Bab-ı Ali arasındaki mesafenin uzaklığından dolayı saray memurlarının belgelere daha rahat erişimini sağlamak için, devlete ait yazılı belgeler, antlaşmalar, defterleri namelerin sürekli saklanmasına yönelik sadrazam sarayının bahçesinde kagir bir arşiv deposu yapılmıştır. Başına da yine reisülküttab ve onun altında sorumlu olarak da mehterbaşı atanmıştır. Mehterbaşı’na günlük belge akışının sorumluluğu da verilmiştir.

·    1794 tarihinde Mühendishane içerisinde, özellikle serhat kalelerine ait planlar ve haritalardan oluşan bir arşiv oluşturulmuştur.

·    Buraya kadar anlatılanlardan merkezi bir arşiv oluşumundan çok, saraya ve ilgili dairelere ait arşiv depolarının varlığı dikkat çekmektedir.

·    Modern anlamda ilk arşiv teşebbüslerinin Tanzimat (1839-1876 Sultan II. Abdulmecid zamanında Gülhane Hatt-ı Hümayun ile başlıyor) ile başladığını söylemek mümkündür. Çünkü Tanzimat ile birlikte Osmanlı Devleti’nin idari yapısında önemli değişimler olmuş ve buna bağlı olarak da evrakların oluşumunda değişimler yaşanmıştır.

·    Bu doğrultuda arşivcilik konusunda da yeniden düzenleme ve geliştirme faaliyetleri başlamıştır. Geliştirilen kurumlar ve düzenlemelerle, artık sadece merkezi idare değil mülkiye ve taşra yönetimi, adalet, eğitim ve nüfus sayımı gibi unsurlara ilişkin arşiv ve arşivlik malzemenin oluşumu söz konusu olmuştur. Bu modern sivil demokrasiye geçişte önemli adımlardır. Ancak devletin o günkü durumu da göz önünde bulundurulduğunda, merkez ve taşra teşkilatlarında ciddi anlamda arşiv sıkıntısı yaşanmaya başlanmıştır. Sonuçta Sadrazam Sarayındaki kagir arşiv binası yetersiz kalmış ve bu da merkezi bir arşiv oluşum gereksinimini doğurmuştur.

·    Bu doğrultuda ülkemizde modern anlamda ilk arşiv teşebbüsü olarak nitelendirilen girişim gerçekleşmiştir. 1845’te Sadrazam Mustafa Reşid Paşa Osmanlı İmparatorluğu’nun merkez teşkilatına ait Divan-ı Hümayun, Bab-ı Asafi ve Bab-ı Defteri kayıt ve vesikalarını bir araya toplattırarak Hazine-i Evrak’ı kurdurmuştur. Daha sonraları imparatorluğun sona ermesi üzerine, çeşitli mülga nezaretlerinin ve bazı devlet dairelerinin arşiv vesikalarının Hazine-i Evrak’a devri ile buradaki arşiv malzemesi zenginleşmiştir.

·    Modern arşivcilik çalışmalarının da Tanzimat’la başladığını söylemek mümkündür.
o    1837 yılında Maliye Nazırı olan Safeti Paşa, Bab-ı Defteri döneminden kalan Topkapı Sarayı Enderun hazinesinde saklanan milyonlarca belgeyi günümüz tasnif anlayışına uygun olarak ayırıp depolara kaldırılmasını sağlamıştır. Ayrıca saklanmasına lüzum görülmeyen mülga, yeniçeri ocağına ait bir takım evrak ve gereksiz eski defterler saray ocaklarında yakılarak imha edilmiştir.
o     1845’te Hazine-i Evrak kurulmuştur. Mahzen-i Evrak da bu dönemde arşiv karşılığı kullanılmıştır. Yine bu dönemde evrakı hıfz eden anlamı taşıyan Müstahfaz-ı Evrak terimi arşivci için kullanılmıştır.
o    Hazine-i Evrak kurulduktan sonra, başına unvanı Meclis-i Vala (yenileşme hareketinin gerektirdiği nizamnameleri hazırlamak, memurların muhakemeleri ile uğraşmak ve lüzum görülen devlet işlerinde görüş belirtmek üzere 1837’de kurulmuş olan “Meclis-i Vala-yı Ahkam-ı Adliye” üyeliğidir. 1876’da Şura-yı Devlet (Danıştay)’in kurulmasıyla kaldırılmıştır)  azalığına yükseltilmek suretiyle ve Hazine-i Evrak Nazırı unvanı ile Sadaret mektupçusu Muhsin Efendi getirilmiştir.
o    1846 yılında Bab-ı Ali civarında bir merkezi arşiv deposunun yapılmasına karar verilmiş ve mimar olarak da İtalyan Fossati görevlendirilmiştir. İnşaat için öngörülenler arasında yeni icat tuğla kullanılması, rutubet ve nem unsurlarında dikkat edilmesi istenmiştir. Odalar biçiminde ayrılması öngörülen Hazine-i Evrak binasında bir oda Dahiliye, diğeri ise Divan ve Hariciye’ye tahsis edilmiştir. Katiplerden uygun birinin arşivci olarak tayin edilmesi, ayrıca gerekli görüldüğünde müracaat edilmesi için coğrafya ve tarih kitapları ile haritaların bulundurulması öngörülmüştür. 1848 yılında bitirilmiş, ancak 1853 yılında resmen açılmıştır. Halen Başbakanlık Osmanlı Arşivi’ne bağlı 1 nolu depo olarak kullanılmaktadır. Osmanlı Devleti’nin yıkılışına kadar olan belgeler burada korunmuş ve hizmete sunulmuştur.
o    1849 yılında arşivlere ilişkin ilk nizamname yayınlanmıştır.

§    Nizamname’nin girişinde arşivler için “devletin kuvve-i hafızası” tabiri kullanılmıştır.
§    Arşivler tarihi ya da bilimsel çalışmalar yapılması amacıyla değil, sadece devlete ait organların görevlerini yerine getirilmesi, karşılaşılan ya da karşılaşılabilecek sorunların çözümlenmesi ve müracaat mercii olarak düşünülmüştür.
§    Belgeler üç ana kısımda değerlendirilmektedir. Birinci ve ikinci kısım Osmanlı Devleti’nin 1849 yılına kadar olan Hatt-ı Hümayun ve iradeler konularına göre tasnif edilmiştir. Üçüncü kısımda 1848 yılı başından itibaren Bab-ı Ali kalemlerinde günlük işlemler sırasında biriken ve bürokratik işlemlerde bir daha kullanılmayacak evrak bulunmaktadır.
§    Hazine-i Evrak’a gelecek belgelerin ilk tasnifinin ilgili kalemlerde yapılması öngörülmektedir.

o    1856 yılında evrakların iyi saklanması ve rahat okunması için, devlet dairelerinde kullanılacak kağıtların Londra’dan getirtilen litografi makinesi ile antetli kağıda basılması sağlanmıştır.
o    Geçen sürede Hazine-i Evrak yangınlar ve depremler ile hasara uğramıştır. Örneğin 1878 yılındaki büyük depremde ciddi hasar görmüştür. 6 Şubat 1911’de Bab-ı Ali Telgraf Odası’nda çıkan yangında, Şu’ray-ı Devlet, Sadaretler ve Dahiliyye’ye ait evrakın önemli bir bölümü kül olmuştur.
o    Bu olayların bir sonucu olarak, bazı nazırlar ya da taşra paşalarının kendi kalemlerinde oluşan belgeleri kendileri saklama ve koruma anlayışına gittikleri görülmüştür.
o    Belgelerin uzun süre saklanmasına yönelik bir diğer tedbir de resmi dairelerde kullanılan ve o dönemde yaygınlaşmaya başlayan anilin mürekkebinin kullanımının yasaklanmasıdır. Bununla yazılan yazıların belli bir süre sonra dağıldığı ya da silikleştiği görülmüştür.  
o    Yine bu dönemde belgelerin arşivlerden asıllarının çıkarılması da yasaklanmıştır.

·    Hazine-i Evrak dışında kurumlarda da arşivler oluşturulmuştur. Bunlar;

o    İlk olarak oluşturulan bakanlık olan Evkaf-ı Hümayun Nezareti’ne ait belgeler Ayasofya Camii’nin mahzenlerinde saklanmıştır. Yine burada askeriye, bahriye, mülkiye ve maliyeye ait belgeler de vardır. Burada oluşan toplam 5.500.000 evrak 1947’de Vakıflar Başmüdürlüğü’nden Osmanlı Arşivleri’ne aktarılmıştır.
o    Merkez ve taşra teşkilatlarıyla devletin gelir ve giderlerini düzenlemekle yükümlü olan Defterdarlık Kapısı, cizye, Avarız ve Mukataa vergilerine ilişkin kayıtları tutmuştur. Bunun yerine 1947’de Maliye Nazırlığı kurulmuştur. Bu Nazırlığa ilişkin arşiv Sultanahmet’te yapılan arşiv deposu’nda saklanmıştır. Nazırlık 1867’de Fuat Paşa Konağı’na taşınınca buraya taşınmıştır.
o    1835 yılında kurulan Dahiliye ve Hariciye Nezaretleri’nin daire ve kalemlerine ait evraklar Bab-ı Ali’deki arşiv depolarında saklanmıştır. Yine Meclis-i Vala’nın devamı niteliğindeki Şura-yı Devlet dairesi arşivleri de Bab-ı ali’deki arşiv depolarında saklanmıştır.
o    Yeniçeri ağalığının 1826’da kaldırılması ve Seraskerliğin (Askeriye) kurulmasıyla arşiv malzemesi Serasker Hüseyin Paşa Konağı’ndan, bugünkü İ.Ü.’nin bulunduğu Saray-ı Atike’ye taşınmıştır. İçinde Yeniçeri Ocağına ait maaş ve künye defterleri toplanmıştır.
o    Yeniçeri ocağının kaldırılmasıyla kurulan Meşiat Dairesi (Müftülük) içerisinde yerel kadılarca verilen kararların bulunduğu yaklaşık 5 bin sicili alacak ölçüde bir arşiv yaptırılmıştır.
o    1863 yılında Nafia Nezareti (Ticaret Bakanlığı) içerisindeki yaklaşık yarım milyonluk arşiv, 1953 yılında Osmanlı Arşivi’ne gönderilmiştir.
o    1883 yılında Sıhhiye Nezareti kurulmuş ve 1899 yılında bu bakanlığa ait bir arşiv binası yaptırılmıştır.
o    1839 yılında kurulan Zaptiye Nezareti’nin de 1875 yılında yaptırdığı bir arşiv deposu vardır.
o    Yine Nüfus İdare-i Umumiye’sinin bir arşiv deposu oluşturulmuştur.

·    Taşrada, Vilayet, Sancak ve Kazalarda Kurulan Arşivler kurulmuştur.

o    Tanzimat’tan önce eyaletler Osmanlı idari teşkilatının en büyük parçasıdır. 16. yy.’ın ortalarına kadar Beylerbeyi tarafından idare edilmiş, daha sonra Vezirlerin kontrolüne girmişlerdir.  Eyaletler altında sancaklar vardır. Bunlar da iki bölüme ayrılırlar; Eyalet-i Mülhaka (Eyaletlere bağlı livalar) ve Eyalet-i Gayr-ı Mülhaka (bağımsız livalar). Her livanın da kendisine ait kazaları vardır. Kazalar voyvodalar ve subaşılar tarafından idare edilmiştir. Buralarda da arşivler oluşturulmuştur. Bunlar İki tiptir:

§    Kadı Mahkemeleri Arşivleri: Osmanlı’da mahkeme kararlarına ilişkin tüm kayıtlar şer’i sicillere kaydedilmiştir. Bu defterlerde;

·    Her çeşit dava zabıtları, mukavele, senet, satış, vakfiye, vekalet, kefalet, vesayet, borçlanma, tereke, taksim, fıkıha bağlı şer-i uygulamalara dair resmi kayıtlar ve esnaf teftişine ait notlar.

·    Başta hükümdarlar olmak üzere her derecedeki büyük ve küçük makamlardan beylerbeyine, sancakbeyine, kadılara, müftülere, mütesellimlere ve diğer resmi görevlilere gönderilen ferman, berat, divan tezkiresi, mektup, ruus,vb gibi emir ve yazıların bir sureti.

Bu belgeler İstanbul’da Şer’iyye Sicilleri Arşivi’nde, kaza ve vilayetlerde ise kendi arşivlerinde saklanırdı. Cumhuriyetten sonra Adliye Vekaletine bağlı kaza ve vilayetlerde saklanan bu arşivler 1941 yılında Maarif Vekaleti’nin emriyle önce müzelere, daha sonra da Milli Kütüphane’de koruma altına alınmıştır.

§    Eyalet ve Sancak Arşivleri: Eyalet’te en yetkili organ Beylerbeyine bağlı Eyalet Divanı’dır. Temel konular Eyalet Divanı’nda görüşüldükten sonra, şer’i yanı varsa Kadılık Divanı’nda görüşülmüştür. Buralarda konuşulan tüm konular ve gelen evraklar defterlere kaydedilmiştir. Oluşturulan merkezler önceleri eyalet ve sancak arşivlerinde, daha sonra da eyalet merkezinde saklanmıştır. Günümüze ulaşan herhangi bir eyalet arşivi olmamıştır. Bu nedenle taşra bürokrasisinin işleyişi konusunda çok az bilgiye sahip olunduğu dile getirilmektedir.

ÜLKEMİZDE BELLİ BAŞLI DİĞER ARŞİVLER

·    Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi: Bir saray arşividir ve hükümet teşkilatından ayrı olarak sarayda oluşan evrak bulunmaktadır. Tanzimat’tan önceki padişahlarca önemli görülen evrak ve defterler, ölen veya mallarına el konan devlet adamlarına ait belgeler saklanmaktadır. Bu belgeler sarayda Hazine-i Hümayun’da özel depolar içinde saklanırdı. Bu arşivde 11.000 civarında defter ve 12.000’den fazla belge vardır. Bunlara sonradan Hazine-i Hassa ve Maarif Nezareti evrakı da katılmıştır. Bu arşivde; fermanlar, telhisler (sadrazamın veya daha alt makamların padişahtan aldığı izin), padişah ve şehzadelerin el yazıları, valide sultanların emirleri, Anadolu beyleri ve Kırım hanlarından gelen yarlığlar (ferman), nameler, padişahlara sunulmuş kasideler, ayrıca fetihnameler, zafernameler, çeşitli anlaşmalar, devlet teşkilatına, mali ve askeri konulara ait belgeler, defterler,ulufe, varidat (Sadaretten giden belgeler) ve masraf hesapları, vakfiyeler, beratlar bulunmaktadır. Çoğu Türkçe olan bu belgelerin içinde az sayıda Arapça, Farsça ve diğer dillerde arşiv malzemesi de vardır.

·    Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivi: Hayır kurumu olan vakıfların varlığını doğrulayan, onaylayan vakıflara ait sicillerin ve belgelerin bir araya gelmesinden oluşan bir arşivdir. Bu belgeler tarihleri itibariyle dört gruptur;

o    Osmanlı’dan önceki vakfiyeler (H.410-699; M. 1019-1299)
o    Osmanlı Dönemine Ait Vakfiyeler (H.699-1336; M. 1299-1920)
o    TBMM Hükümeti ve TC dönemi vakfiyeleri (H. 1336-1342; M. 1920-1926)
o    1926-1967 tarihleri arasında medeni kanun hükümlerince kurulan vakıflara ait vakıf senetleri
Arşivde 2150 kütük defteri ile 26798 adet vakfiye ve bu mahiyette ilam, kayd-ı hakani, ferman, tafsil, tevzin ve şart tebdili gibi belgeler vardır. Çoğu Osmanlı Dönemine ait olup, 24853 tanesi Osmanlıca’dır. 1945 adet Arapça vakfiye de Türkçe’ye tercüme edilmiştir. Halen Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşiv ve Yayın Dairesi’ne bağlıdır.

·    Şer’iyye Sicilleri Arşivi: II. Abdülhamid tarafından 1306/1888-1889 yılında şer’i sicilleri toplamak amacı ile bir bina kurularak toplanmıştır. Şu malzemeleri içermektedir;
o    İstanbul Şer’iyye Sicilleri Bölümü
o    Mülga Meşihat Arşivi Bölümü
o    Mülga Meşihat Kütüphanesi Bölümü
Bu arşivdeki malzemelere ilişkin belge daha önceden verilmişti. Şu anda Milli Kütüphanede’dir.

·    Deniz Müzesi Arşivi: 1717’den Osmanlı İmparatorluğu’nun ilgasına kadar olan zamanda denizcilikle ilgili resmi belgeleri içerir. Beşiktaş’taki Deniz Müzesi bünyesinde iken, 1971 yılında Lalahan’a nakledilmiştir.

·    Mülga Maliye Nezareti Arşivi: Büyük ölçüde Başbakanlığa nakledilen evraktan geriye kalanları içeren ve Bayezid’de Maliye Bakanlığı Arşiv Müdürlüğü’ndedir. 1300-1325/1884-1904 arası Bakanlığın ve şubelerine ait evrak vardır. 20.000 civarında defter, yüz bin kadar evrak ve odalar dolusu kupon (% 6 faizli İstikraz Tahvili) vardır.

·    Harp Tarihi Dairesi Arşivi: Ankara’da Genelkurmay Başkanlığı’na bağlıdır.

·    Mülga Harbiye ve Tophane Nezareti Arşivi: Kara Kuvvetleri Arşivi içerisinde yer almaktadır.

·    İstanbul Belediyesi Arşivi: Belediye’ye ait ve oldukça zengin arşiv malzemesini içermektedir. Yakın zamanda Marmara Üniveristesi Arşiv bölümünce tasnif ve otomasyon çalışmaları yapılmıştır.

·    Mülga Sıhhiye Nezareti Arşivi: Sağlık Bakanlığı Arşivi içerisinde yer almaktadır.

·    Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi: Cumhuriyet dönemi arşiv malzemesini içerir.

CUMHURİYET DÖNEMİ ARŞİV ÇALIŞMALARI

·    Belge işlemleri idari yapıya ve işleyişe bağlı olduğundan, Cumhuriyet Türkiye’si arşiv çalışmalarının farklı değerlendirilmesi zorunludur.

·    Osmanlı Devleti’nin ilgasından ve Cumhuriyet’in ilanından sonra belge ve arşiv çalışmalarının yürütülmesinden sorumlu en üst makam Başbakanlığa bağlı olarak 1927 yılında kurulan Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği’dir. Osmanlı’lardaki Hazine-i Evrak yerine kurulan Mümeyyizlik, 1984 yılında Devlet arşivleri GM kuruluncaya dek çeşitli adlarla görevini sürdürmüştür.

·    Bu daire, 1929 yılında Başvekalet teşkilatı içerisinde, Baş Muamelat Müdürlüğü’ne; Cumhuriyetin 10. yıldönümünde, 20 Mayıs 1933 tarih ve 2187 sayılı Kanunla, Başvekalet teşkilatında Evrak ve Hazine-i Müdürlüğü kadrosuna bağlanmıştır.

·    Daha sonra, 19 Nisan 1937 tarih ve 3154 sayılı Kanunla Başvekalet teşkilatı içersinde Müsteşara bağlı, müstakil bir Arşiv Dairesi haline getirilmiştir.

·    29 Haziran 1943 tarih ve 4443 sayılı Kanunla, Müsteşarlığa bağlı Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü statüsüne kavuşturulmuştur. Daha sonra da 9 Mart 1954 tarih ve 6330 sayılı Başvekalet Teşkilatı Hakkında Kanun içerisinde yer almış, 27 Şubat 1982 tarih ve 8/4334 karar sayılı “Bakanlıkların yeniden düzenlenmesi ve Çalışma Esasları”nın yürürlüğe konulması hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararı ile, Başbakanlık teşkilatı içerisinde Osmanlı Arşivi Dairesi Başkanlığı adını almıştır. 

·    Cumhuriyet döneminde belge ve arşiv kaynaklarına yönelik ilk düzenleme 10 Eylül 1934 tarih ve 2/1282 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren “Resmi Evrak ve Defterlerin Lüzumsuz Olanlarının Yok Edilme Tarzı Hakkında Nizamname”dir.

·    Bu düzenlemenin ardından gerçekleştirilen ikinci mevzuat ise 26 Mart 1956 tarihinde kabul edilen 6696 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesikanın İmha Edilmesi Hakkında Kanun” ve buna bağlı olarak hazırlanan 13 Eylül 1957 tarih ve 4/9438 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkındaki Nizamname”dir.

·    İlgili yasal düzenlemelerin amacı; Kamu kuruluşları ile özel teşebbüsün elinde bulunan, güncelliğini kaybetmiş belgeler ile güncelliğini koruyan belgelerin kalıcı arşivlerde saklanmasına olanak sağlamaktır. Ancak 1959 yılı ve onu takip eden yıllarda bütçe kanunlarına eklenen “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmhası Hakkındaki Kanun hükümleri …. Mali yılında uygulanmaz” fıkrası ile ilgili kanunun uygulanması da mümkün olmamıştır. Bu tarihten itibaren bazı kurumların, genel bütçe kanunlarına dayanarak, kendi arşiv yönetmeliklerini oluşturduğu ve kendi yönetmeliklerinde belirlenen esaslara dayanarak belge ayıklama ve imha işlemlerini yürüttüğü dile getirilmektedir.

·     1968, 1971, 1974 ve 1977 tarihlerinde “Devlet Arşivi Kanunu” ile “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun” tasarıları hazırlanmış olmasına karşın bu tasarılar kanunlaşma olanağı bulamamıştır.

·    Ancak Devlet Arşiv Kanunu tasarısındaki hükümler çerçevesinde, Başbakanlıkça hazırlanan Devlet Arşiv Yönetmeliği 19 Aralık 1975 tarih ve 15443 sayılı Resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Ancak kanuna dayandırılmayan bu yönetmelik, ülkemiz belge ve arşiv koleksiyonunun düzenlenmesi ve değerlendirilmesinde yetersiz kalmıştır.

·    1976 yılı Ekim ayında Başbakanlık Merkez Teşkilatı içerisinde Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Amacı Cumhuriyet dönemi arşiv malzemesi ile, zamanla arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin DAGM çatısı altında alınması, bunların modern arşivcilik teknikleri doğrultusunda korunması, düzenlenmesi ve bilimsel esaslarla tasnif edilip kullanıma sunulması ile ilgili tüm işlemlerin müstakil ve merkezi olarak gerçekleştirilmesidir.

·    Son olarak 10 Ekim 1984 tarih ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Kanunu çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kurulmuştur. Birbirinden ayrı olarak faaliyet göstermekte olan “Osmanlı arşivi” ve “Cumhuriyet Arşivi” Daire Başkanlıkları da böylece tek çatı altında birleştirilmiştir. Ayrıca Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde bir “Dokümantasyon Daire Başkanlığı” yoluna da gidilmiştir.

·    İlgili Kanun’un 2. maddesinin (g) fıkrası ile milli arşivlerimizin korunması ve değerlendirilmesi ile ilgili her türlü görev Başbakanlığa ve 11. maddesi ile de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilmiştir.

·    Bu Kanuna dayanılarak;

o    Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü teşkilatı modern arşivcilik hizmetlerine uygun olarak yeniden düzenlenmiş, DAGM’nün Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı İstanbul’da, Cumhuriyet Arşivi ve Dokümantasyon Daire Başkanlıkları da Ankara’da teşkilatlandırılmıştır.
o    Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı; Osmanlı Devleti ve öncesi dönemlere ait arşiv malzemesinin tespiti ve merkezi bir şekilde kontrol altına alınması, bu malzemenin arşivcilik yöntem ve tekniklerine uygun olarak korunması, bakımı, düzenlenmesi, devletin, ilmin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetinde değerlendirilmesi için gerekli ilmi ve teknik çalışmaları yerine getirmekle,
o    Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı; Milli Mücadele, TBMM Hükümetleri ve Cumhuriyet Dönemine ait arşiv malzemesinin tespiti ve usulüne uygun olarak devir-teslim alınması, bu malzemenin arşivcilik yöntem ve tekniklerine uygun olarak korunması, bakımı, düzenlenmesi, devletin, ilmin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetinde değerlendirilmesi için gerekli ilmi ve teknik çalışmaları yerine getirmekle,
o    Dokümantasyon Daire Başkanlığı; Başbakanlık hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan bilgi ve belgenin daha pratik ve sağlıklı bir şekilde temin edilmesi gayesiyle, ilgili kuruluşlarla işbirliği yaparak, idari dokümanın tespiti, derlenmesi ve merkezi bir şekilde kontrol altına alınmasından, söz konusu dokümanın, dokümantasyon yöntem ve tekniklerine uygun olarak düzenlenerek, devletin, ilmin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetinde değerlendirilmesi için gerekli ilmi ve teknik çalışmaları yerine getirmekle,

Sorumludurlar.
·    Bu kanunun ayrıca sözleşmeli personel istihdamını düzenleyen 35. maddesiyle “DAGM’nde özel bilgi ve ihtisas gerektiren konularda, kadro aranmaksızın ve diğer kanunların sözleşmeli personel çalıştırması hakkındaki hükümlerine bağlı kalınmaksızın, yerli ve yabancı elemanlar sözleşmeli olarak çalıştırılabilir” hükmü getirilerek, uzman arşiv personeli temini en geniş şekilde ve büyük ölçüde teşvik edilmiştir. Bunun anlamı arşiv uzmanlığı müstakil bir kariyer olarak kabul edilmesidir.

·    3230 sayılı Kanunla teşkil edilen Tanıtma Fonu’ndan Devlet Arşivleri için tahsisat ayrılarak, milli arşivlerimizin, bütçe imkanlarına ek bir finansman kaynağı temin edilmiştir.

·    Ayrıca yine uzun yıllardır yetersiz ve İstanbul’un muhtelif semtlerinde dağınık halde bulunan binalarda hizmet vermekte olan Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı’nın hizmet binalarını ve depolarını merkezi ve modern bir sitede toplamak maksadıyla inşası düşünülen Arşiv Sarayı için Cankurtaran semtinde uygun bir arsa temin edilmiştir. Bugün bu binada hizmetler yürütülmektedir.

·    Osmanlı Arşivi’nde yeterli sayıda ve vasıfta arşiv uzmanı istihdamına gidilmiş, böylece tasnif çalışmalarının hızlandırılması sağlanmıştır.

·    Bu arada, Ankara’da Cumhuriyet dönemine ait arşiv malzemesini merkezi bir şekilde toplayıp muhafaza etmek, devletin, ilmin, gerçek ve tüzel kişilerin istifadesine modern teknolojinin imkanlarıyla sunmak amacıyla 1974 yılında inşasına başlanan Devlet Arşiv Sitesi, 29 Ekim 1988 tarihinde hizmete girmiştir.

·    Arşiv konusundaki yeni mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde, öncelikle 1956 tarih ve 6696 sayılı kanun yerine 4 Nisan 1988 tarihli Resmi Gazete’de 316 sayılı “Muhafazasına Lüzum kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” hazırlanmıştır. Hemen akabinde 16.5.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi gazete’de yayınlanarak yürülüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hazırlanmıştır. 29 Eylül 1988 tarih ve 3473 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” halen yürürlüktedir. Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşların arşivlerini düzenleme çalışmaları da CADB’nın denetimi ve rehberliği ile başlatılmıştır.

·    Dokümantasyon Daire Başkanlığı da, kurum ve kuruluşların gerekli işbirliğini yaparak, başta Başbakanlık olmak üzere, kamu kurum ve kuruluşlarının hizmet ve faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan bilgi ve dokümanın tespiti ve merkezi bir şekilde kontrol altına alınması çalışmalarını sürdürmektedir.       

 ARŞİVİN GÖREVLERİ

·    Arşiv Malzemesini tesbit etmek
·    Arşiv malzemesini korumak
·    Arşiv malzemesini saklamak
·    Arşiv malzemesini kullanıma sunmak
·    Arşiv malzemesini oluşum aşamasında kontrol altında tutmak.

Bu doğrultuda bir öncelikle arşiv türlerinin belirtilmesinde yarar vardır. Genel anlamda arşivlerin çeşitlerini şöyle sıralamak mümkündür:

1.    Devlet Arşivleri: Bir ülkede devlet hayatı ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir

a.    Merkeziyetçi tip: Müşterek bir arşiv merkezi vardır. Bunların dışında bölge arşivleri idari, ilmi ve mali konularda merkezi arşive bağlıdırlar. Ör. Almanya, Avustralya, Belçika, Danimarka, Finlandiya, Fransa, Yunanistan, Macaristan, Norveç, Polonya ve İsveç gibi.

b.    Dağınık Tip: Birbirinden müstakil olan arşiv depoları söz konusudur, ki daha çok federal devletlere has bir özelliktir.
Amerika, İsviçre, Yugoslavya, Avusturya, İspanya, İngiltere, İtalya ve Türkiye gibi.

2.    Şehir Arşivleri: Bir şehir ile ilgili tüm belgelerin toplandığı arşivler

3.    Noter Arşivleri: Noterliğin işlemleri sonucunda oluşan arşivler

4.    Dini Arşivler: Dini kuruluşların faaliyetleri sonucunda oluşan arşivler

5.    Özel Arşivler: Devlet ya da yarı devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak da tanımlanabilir. Aile, şahıs arşivleri de özel arşivlerdir.

6.    Hastane Arşivleri: Hastane işleri sonucunda oluşan arşiv

7.    Ekonomik Arşivler. Çeşitli endüstri ve ticaret kuruluşlarının bünyelerinde oluşan arşivler. TOBB, İMKB, Ticaret ve Sanayi Odaları, gibi

8.    Kartografik Arşivler: Harita, Plan, Pafta, vb gibi arşiv malzemesinden oluşan arşiv, Genelkurmay, Harita ve kadastro müdürlüğü arşivi, vb

9.    İkonografik Arşivler: Orijinal resim, gravür, pul, resimli arşivler, şahıs eşya ve anıt resimleri taşıyan her türlü dokümanlardan oluşan arşivler. Ör. Milli Kütüphane, Müze arşivleri, vb

10.    Folklor Arşivleri: Bir ülke, bölge, şehir, vb folklor malzemelerinden oluşan arşivler, ör. Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın ilgili birimlerindeki arşivler, belediyelerin bu yönde oluşturduğu arşivler, vb.

11.    Odyo-Vizüel Arşivler: Göze ve kulağa hitap eden malzemeden oluşan arşivler.

a.    Film koleksiyonu içerenler Filmotek,

b.    Plak, kaset, manyetik bant, CD, DVD, vb içerenlere Diskotek ya da Fonotek

12.    Günlük Kullanılan Arşivler: Teşekkül ettikleri kuruluş ve ünitelerde, gündelik olarak kullanılan belgelerden teşekkül eden arşivlerdir. Yani, devlet arşivine intikal etmemiş arşivlerdir.

a.    Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucunda kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimidir.

b.    Kurum Arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilatları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleridir

Birim arşivlerinde belgeler 1-5 yıl süreyle, Kurum arşivinde ise 10-14 yıl saklanmaları gerekmektedir (16.5.1988 tarihli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik)

Türü ne olursa olsun tüm arşivlerde belge yapıları daha önce de belirtildiği gibi Arşiv Fonu ve Arşiv Belgesi olarak tanımlanır. Ancak belge yapılarının Koleksiyon, Seri, Alt Seri ve Konuları doğrultusunda da tanımlandığına literatürde rastlanılmaktadır.  

    Koleksiyon: Derlenmeleri bir seçimin ya da doğal bir iş sürecinin sonucu olan, çeşitli özelliklerinden ötürü bir araya gelmiş belgeler,
    Seri: Bir arşiv fonu içerisindeki aynı cins belgelerden oluşan sıra. Seriler bir tasnif planı içersinde aynı kodlama sistemini kullanan belge grubunu ifade eder.
    Alt Seri: İçeriği ile aynı özellikleri gösteren belgeler grubudur. Belirli bir tasnif işlemi sonucu serilerden bölünen parçalar da alt serileri oluşturur.
    Konu: Arşiv malzemesinin ayırt edici özelliğini gösteren hiyerarşik bir başlık.

    Provenans: Kelime anlamı icra, yürütme demektir. Her belgenin oluştuğu arşiv fonuna ve bu fon içerisindeki çıkış yerine sadık kalarak yerleştirilmesi gerektiğini kabul eden bir tasnif prensibidir. Bir başka deyişle arşiv malzemesinin işlem gördüğü tarihteki asli düzeni içerisinde fonlara parçalanmadan tasnif edilmesidir.

ARŞİV PROGRAMLARININ GELİŞTİRİLMESİ VE ARŞİV PROGRAMLARININ UNSURLARI

yapılan işlemler göz önünde bulundurarak değerlendirilecek olursa,

1.    Koleksiyon Geliştirme: Materyallerin sağlanması üzerine politikaların oluşturulması ve belgelerin sağlanacağı birimlerle olan ilişkileri kapsar

2.    Değerlendirme: Sağlanan belgelerin yasal, idari, mali ya da tarihi değerini analiz etme işlemi olarak değerlendirilebilir. Tüm belgelerin kalıcı değeri olmayabilir felsefesine dayalıdır. Genellikle değerlendirme işleminde belge yöneticileri ile işbirliği içinde olunması gereklidir. Ayıklama ve İmha işlemleri bu işlem içerisinde düşünülmelidir.

3.    Düzenleme: Değerlendirmenin ardından kalıcı olarak saklanacak belgelerin arşiv prensipleri ve kurumsal gereklilikler doğrultusunda etkin olarak kullanımını sağlayacak biçimde yerleştirilmesidir.

4.    Tanımlama: Düzenleme ile iç içe değerlendirilebilir. Ancak farklı olan belgelerin fiziksel özellikleri, kapsamı, işlevsel amaçları doğrultusunda içerik analizlerinin yapılması olarak değerlendirilmesi. Bu adım belgelerin entelektüel kontrolünün son adımıdır.

5.    Danışma: Kullanım tüm arşivlerin temel amacıdır. Kurum personelinin ya da araştırmacıların gereksinim duydukları belgelere erişimi için koleksiyonun kullanımı, yerleştirilmesi, analizine yönelik politikaların oluşturulmasını kapsar.

6.    Erişim: Kullanıcıların gereksinim ile yasal ve idari sınırlamalar arasındaki dengeyi kuracak ve en üst düzeyde memnuniyeti içeren bir politika geliştirilmesidir.

7.    Halkla İlişikiler: Arşiv kaynakları ve arşivde yer alan materyaller konusunda kurum içi ve kurum dışı ilgili kişilerin haberdar edilmesi ve buna yönelik uygulamaların yapılması halkla ilişkiler kapsamında değerlendirilmelidir.

8.    Kaynakların Korunması: Arşivde saklanmasına karar verilen materyallerin oldukça uzun dönemlerde buralarda saklanmak zorundadır. Arşivlerin nemi, ısısı, bozulmaya neden olan koşulların giderilmesi ve en uygun dosya kabinlerinin seçilmesi ile bozulan malzemenin tamiri, başka ortamlarda saklama gibi politikaları içerir.

1.    KOLEKSİYON GELİŞTİRME VE DEĞERLENDİRME:

Koleksiyon geliştirme çalışmalarının dayandığı düşünce tüm belgelerin doğal bir yaşam döngüsü olduğudur. Bu yaşam döngüsü, belgelerin üç dönemi olarak adlandırılır:

1.     Dönem: Bu dönemde belgeler kurumlarda güncelliğini kaybetmemiş olarak, günlük iş akışı içerisinde kullanılmaktadır.
2.     Dönem (Ara Depolar): Bu dönemde belgeler günlük iş akışı içerisinde kullanımlarını kaybetmemişlerse de zaman zaman başvurulan materyaller olarak kalmaktadır.
3.     Dönem (Arşivler): Güncelliğini tamamen kaybetmesine karşın kullanım değerlerini koruyan kalıcı olan belgelerin kalıcı olarak saklandığı yerlerdir.

Kurumda yer alan birimler işlerinin doğası gereği belgeleri üretir ve kullanırlar. Bu sürecin sonunda belgeler günlük kullanım değerlerini yavaş yavaş kaybederler. Bu noktada, koleksiyon geliştirmek amacı ile materyallerin imhası ya da arşivlere transferi gerçekleştirilmelidir. Bunu genel anlamda tasfiye işlemi olarak adlandırmak mümkündür. Birinci dönemde tasfiye işlemi kurum personelince yürütülür. İkinci dönemde önceden belirlenen ilkeler çerçevesinde, kurum arşiv yetkilileriyle birlikte gerçekleştirilir. Üçüncü dönemde tasfiye doğrudan arşivistlerce gerçekleştirilir. Bu doğrultuda bir politikanın ortaya konması gerekir.

Bu politikanın ortaya konmasına ilişkin olası sorunlar şunlar olabilir;
1.    Çok fazla belge ile nasıl uğraşılacak
2.    Denge, temsili belgeleme ve olabildiğince objektif bir değerlendirme olması
3.    Modern belgelerin karışıklığı
4.    Koordinasyon eksikliği
5.    Gelecekte araştırma gereksinimlerinin nasıl tahmin edileceği ve sağlanacağı (Arşivsel Girişim s. 99-104).

Tüm bunlar arşivin ve arşivcinin “belgelerin tesbiti” yani “değerlendirme” işlevi ile ilgilidir.  Değerlendirme, belgelerin öneminin ortaya konulabilmesi ve böylece güncel, idari, mali kullanım değerleri doğrultusunda ayıklanabilmesi için gerçekleştirilen çalışmalardan oluşur. Belgelerin potansiyel delil niteliği, içerdiği belgenin değeri, diğer belgelerle olan ilişkisi değerlendirme çalışması kapsamındadır. Değerlendirme çalışmaları eğer mümkünse tek tek materyaller üzerinde yapılmalıdır. Ancak çoğu zaman bu mümkün olmamakta, dolayısıyla dosyalar ya da seriler düzeyinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Çoğunlukla belgeler ilk geldiklerinde çeşitli ölçütler açısından değer taşıyıp taşımadığına ilişkin karar vermek zor olabilir. Bu durumda belgelere yönelik kullanım istekleri ya da aynı belgenin dublikasyonları, karar vermede yardımcı olabilir. Bu durumda değerlendirme işlemlerinde aceleden kaçınılması ve ilgili tüm kesimlerin ortaklaşa onayı ile değerlendirmekte yarar vardır.

Seçim Yapılırken Göz önünde Bulundurulması Gereken Ölçütleri:
·    Üretenin Kimliği:
·    Üretim Amacı
·    Doğruluk ve Güvenirlik
·    Belgelerin Geçmiş ve Güncel Kullanımı
·    Bilginin Yoğunluğu
·    Diğer Belgelerle İlişkiler
·    Bilginin Doğası ve Kalitesi (Arşivsel Girişim, s. 114-115).

Değerlendirme çalışmasının arşivcilik literatüründeki bir diğer adı da ayıklama ve imha olarak geçmektedir. 3473 sayılı “Muhafazasına.....” Kanun’da  
Ayıklama; Arşiv malzemesi ile cari işlemler devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespit işlemidir.
İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini,
İfade eder” şeklinde yapılmıştır.

Ayıklama ve İmha’nın amacı arşivlerde gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek, depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek; ayrıca arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak, yer ve iş kaybına mani olmaktır. Aynı zamanda ise arşivlerde koleksiyonun oluşumunu sağlamaktır.

Ayıklama ve imha işlemleri yasal düzenlemelere dayalı olarak ve oluşturulan komisyonlarca gerçekleştirilir. 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yürürlüğe giren “Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik”in 33. maddesine göre;

Kurum Arşivleri’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu ya da sorumluları, bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Birim Arşivleri’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur”. (Birim Arşivlerinden kastedilen kurumun taşra teşkilatlarıdır. Kurum içerisindeki birimlerin arşiv belgelerinde ayıklama yapılmaz).

Ayıklama ve imha komisyonlarının yetki ve sorumluluğu, Yönetmeliğin 33. maddesine göre “Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır” biçiminde ifade edilmektedir. Bu yetki ve sorumluluk dahilinde “Türk Devlet ve Millet hayatına ilişkin ve Türk tarihine ışık tutabilecek” nitelikte belgelerin seçilmesi gerekir ve dolayısıyla seçim yapan kişilerin teşkilinde bilgili, tecrübeli, sorumluluk duygusuna sahip, ehil personel olması gerekmektedir. Burada kanuni sorumluluk kadar vicdani sorumluluğun da önemi büyüktür.

Yine aynı Yönetmeliğe göre, Ayıklama ve İmha Komisyonları’nın Çalışma Esasları;

·    Komisyonlar her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar,
·    Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar,
·    Kararlar oy çokluğu ile alınır. Oy çokluğu olmadığı durumlarda ita amiri konusunda uzmanlaşmış iki kişiye daha komisyonda görev verebilir.

Ayıklanmasına ve imha edilmesine karar verilen malzeme özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

    Daha sonra imha edilecek malzemeler için imha listelerinin düzenlenmesi işlemine geçilir.
·    Özelliklerine göre teşekkül ettiği birim, yıl, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha imza listesi hazırlanır. Başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
·    Mükellefler, tür ve vasıflarını kendi arşiv yönetmeliklerinde belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutarlar.
·    İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir

Daha sonra İmha listelerinin kesinlik kazanması söz konusudur. Yönetmeliğe göre “Hazırlanan imha listeleri ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır”. “Taşralarda ise “Taşra üst düzey yetkilisinin imzasını müteakip” gerçekleştirilir.

İmha Şekilleri:

Yönetmeliğe Göre;
i.    Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere SEKA’ya göderilmesi veya SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi. Gizli evrak ve malzeme başlığı taşıyanların gönderilmeden önce özel makineler ile okunmayacak şekilde kıyılması.
ii.    SEKA’ya gönderilmesi ya da kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı İhale Kanunu veya mükellefin kendi özel mevzuatlarına göre, sorumluluk taraflarına ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması;
    “İğne, raptiye, tel gibi madeni kısımları ile karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma olanağı bulunan klasör ve dosyalar ayırılır.”

    İmha Tutanağı’nın Tutulması;
    “İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanak ile tesbit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkanları ve üyeleri tarafından imzalanır.”

    İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme;
    “ikişer nüsha olarak hazırlanan listeler ve tutanaklar, bunlarla ilgili yazışmalar ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler Denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

    Son olarak da “Mükellefler ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda DAGM’nin görüşünü talep ederler”.

2. DÜZENLEME VE TANIMLAMA:

    Genel olarak koleksiyonun arşiv içerisindeki organizasyonu ile ilgili konulardır. Schellenberg’e göre “Düzenleme… tek tek belgeleri anlamlı birimler şeklinde ve bu birimleri birbirleriyle anlamlı bir ilişki içerisinde gruplandırma işlemi”dir. Amaç belgeleri fiziki olarak erişilebilir ve kullanılabilir yapmaktır.

    Düzenleme faaliyetine rehberlik etmek amacıyla arşivciler tarafından iki temel prensip benimsenmektedir. Her iki prensip de arşivcinin belgelerin doğal düzenini koruma ve onu izleme varsayımına dayanmaktadır.

    İlk prensip provenans’tır, ki belgelerin orijinleri ile ilgilidir. Belli bir üretene ait belgelerin diğer üretenlere ait belgeler ile karıştırılmaması gerektiğini ya da daha basit olarak belgelerin onları üreten kişilere, kurumlara, bürolara ya da yönetimsel birimlere bağlı olarak bir arada tutulması gerektiğinin kabul edilmesidir. Böylece, önemli bilgilerin bu belgelerin üretim ve ilişkileri bağlamında incelenerek elde edilebileceğini kabul etmektedir. İlişkili belge gruplarını, bütünlükleri içinde gözden geçirmelerini mümkün kılarak bütünlük halinde tutar.

    İkinci prensip de, belgelerin üretildikleri ya da bunları üreten ya da bir araya getiren kişi yada kurumun uyguladığı düzen içinde saklanmaları gerektiğini belirten orijinal düzendir. Bu düzen organik faaliyetin birbirini izleyen sırasını belgeler, kurumsal yaklaşımları ortaya koyar, idari işlemleri gösterir ve genelde ilişkileri belgeler. Orijinal düzenin korunması kullanıcının bilgiyi üretildiği düzen içerisinde elde etmesini ve kullanmasını ve bir başka deyişle de belgeler düzenleri içerisinde gözden geçirildikçe ortaya çıkan öykünün anlaşılmasını sağlar. Orijinal düzen prensibi, belgeyi üretenin faaliyetlerinin sürecini yansıtan ve erişimi mümkün kılan mantıklı bir düzen içinde kendi gereksinimlerine bağlı olarak belgelerin düzenlenmesi ve korunması uygulamalarından arşivcinin yararlanmasını sağlar.

    Bu durumda öncelikle belgelerin orijinlerine ilişkin tanımlamalarda dikkat edilmesi gereken hususları ele almak gereklidir. Yani belgelerin oluşturuldukları ve nihai kalacakları arşivlere devredilmeden önce birim ve kurum arşivlerindeki oluşum ve tanımlamalarına ilişkin yapılacak olan işlemler ele alınmalıdır.

    Birim Arşivlerinde Yapılan İşlemler:

Arşivlerde belgeye hızlı ve kolay erişim, o arşivin kayıtları ve dosyalama işlemlerinin sistemli ve evrak akışının düzenli olmasına bağlıdır. Bu sebeple evrak, kullanılan dosya sistemine göre teşekkül etmektedir. Bu amaçla yapılan işlemler sırsıyla şöyledir:

1.    Kayıt Defterlerinin Tutulması: Aramada kolaylık sağlanması ve zamandan tasarruf için kayıt defterleri düzenli olarak tutulmalıdır. Evrakın nereden geldiği, nereye havale edildiği, dosya numarası verilip verilmediği ve tespit edilen dosyaya evrağın konulması, tarih, sayı ve konusunun mutlaka yazılması gerekir.

2.    Dosyalama: Evrak kaydı ne kadar düzenli yapılırsa yapılsın bu unsurlarla evrağa ulaşmak bazen yeterli olmayabilir. Bu durumda evrakın kayıtlara uygun olarak dosyalara kaldırılması gerekir. Aksi durumda evrağın geldiği tespit edilse bile evrağa ulaşılamayabilir. Bu amaçla evrağın tasnifini gösteren dosya planı olmalıdır.

Dosyalama planının olmaması;
a.    Yönetimin gereksinim duyduğu bilgi ve belgelere hızlı erişimini engeller
b.    Gereksiz ve düzensiz evrak yığınının teşekkülüne sebep olur.

Ülkemizde merkezi bir dosyalama planının olmaması, her birimin ayrı dosyalama sistemi uygulaması ve bazı kurumlarda birleşme ve ayrılmaların olması nedeni ile uzun yıllar ortak bir dosyalama planı uygulanamamıştır.

Kısacası, dosyaların asli düzeninin sağlayan dosyalama sistemi hem günlük iş akımı içinde hem de depo yerleşiminden sonraki zamanda aranılan belgenin hızlı ve kolay bir şekilde bulunabilmesini sağlayacaktır. Bu nedenle dosyalama sistemleri sürekli gözden geçirilmeli, gereksinimi karşılayamadığı durumlarda değiştirilmeli ve eskisi ile yenisi arasında ilgi kurulmalıdır. Ek ile asıl arasında, çeşitli zorunluluklarından ötürü ayrılmış olsalar bile ilgi kurulmalıdır.

3.    Yazılar genel olarak iki nüsha düzenlenir. Yazının aslı gideceği kurum veya kuruluşa gönderilir, kopyası ise işlem gördüğü birimde dosyasına kaldırılır. Nüsha sayısının fazlalaştırılması gereksiz dosya kalabalıklarına neden olur.

4.    Birim arşivlerinde günlük iş akımı içerisinde üretilen ve biriken evrak ait olduğu dosyasına konularak aynı yerdeki dolap veya raflara yerleştirilir. Zamanla sayısı artınca dosyalar halinde depo niteliğindeki yerlere yerleştirilerek 1-5 yıl saklanır ve daha sonra kurum arşivine devredilir.

5.    Birim arşivlerinin sorumluları evrak memurlarıdır ve onlar tarafından idare edilir. Bu nedenle bu kişilerin evrak oluşumu ve dosyalama ile ilgili temel bilgileri haiz olması gerekmektedir.

6.    “GİZLİ” damgası taşıyan belgeler de tasnif ve yerleştirmede normal malzeme gibi işleme tabi tutulduğundan, aynı düzenle ancak farklı dosyalarda tutulur. Gizliliği kaldırılan belge “GİZLİLİĞİ KALDIRILDI” damgası vurularak gizliliği iptal edilir.

7.    Birim arşiv işlemlerinin uyumlu bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla, her yıl Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerce gözden geçirilerek;
a.    İşlemi tamamlananlar,
b.    İşlemi devam edenler,
c.    İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen bulundurulması gerekli olanlar,
Biçiminde ayrılır.

8.    Ayırım işlemini müteakip, arşive devredilecek malzemenin;
a.    Birimi
b.    İşlem yılı,
c.    Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d.    Aidiyet içindeki tarih ve sıra numarası küçük tarihten büyük tarihe doğru esas almak suretiyle hazırlanır.
İstisnai olarak sicil dosyaları, sicil numarası ve emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve buna göre yerleştirme yapılır.

9.    Uygunluk Kontrolü: Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
a.    Dosyaların dosyalama sistemine uygunluğu kontrol edilir,
b.    Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki belgelere uyup uymadığına bakılır,
c.    Yanlış yere konulmuş evrak varsa düzeltilir,
d.    Ciltlenecekler, zarflanacaklar varsa ciltlenir veya zarflanır ve üzerlerine tanıtıcı etiket veya zarfların üzerine içindeki bilgilere ait açıklamalar yapılır,
e.    Evrakta veya eklerde eksiklik varsa tamamlanır.

10.    Birim Arşivine Devretme: Bu kontrolden sonra evrak, asli düzeni bozulmadan kayıt defterleri veya föylerle birlikte birim arşivine devredilir. Birim arşivinde;

a.    Evrak kayıt defterlerinden ayrı olarak dosyalara göre listeler hazırlanır. Bu listeler dosyaların kontrol ve denetiminin sağlanması yanında daha sonra kurumların arşivine devir işlemlerinde de kolaylık sağlar.
b.    Kitap, gazete, broşür, Resmi Gazete gibi yer almaması gerekli malzeme konulmamalıdır.
c.    Evrak 1-5 yıl arasında saklanır. Bu süre arşivlik malzemenin özelliğine, arşivin yer durumuna ve gereksinimlere göre değişebilir.
d.    Bekleme süresinin ardından kurum arşivine aynı düzenle teslim edilir.
e.    Birimler gerektiğinde görülmek ve incelemek üzere, birim arşivinden dosya alabilirler. Bu dosya kullanımı “vekil fişi” konularak gerçekleştirilebilir.
f.    Birim arşivlerinde ayıklama ve imha yapılmaz, kurum arşivinde yapılır. Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama ve imha yapılabilmektedir.

Kurum Arşivlerinde Yapılan İşlemler:

Kurum Arşivleri genel olarak;

1.    İşlemi bitmiş evrakı birim arşivlerindeki bekleme süresini müteakip teslim alırlar.
2.    Teslim alınan arşivlik malzemeyi, uygun ortamlarda birimler için ayrılan raflara veya bölümlere asli düzenleri bozulmadan yerleştirilir.
3.    Muhafaza ve bakımını yapar,
4.    Hizmet birimlerince ihtiyaç duyulması halinde bu belgeleri hizmete sunar.
5.    Bekleme süresini tamamlayan evrakı, “Ayıklama ve İmha Komisyonları” değerlendirerek ayıklamaya tabi tutar.
6.    Hiçbir değeri olmayan ve muhafazasına gerek görülmeyen evrakın imha işlemlerini yapar.
7.    Gizliliği kalmayan belgelerin gizlilik kayıtlarını kaldırır.
8.    Delil olma vasfını taşıyan, ileride arşiv malzemesi olma vasfını kazanacak belgeleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmek üzere tasnif eder.
9.    Devir işlemlerini yürütür
10.    Kurumlarda sürekli kalması gereken arşivlik malzemeyi, asli düzenleri içerisinde muhafaza eder.
11.    Daha önceden de belirtildiği gibi taşra ve yurt dışı teşkilatında bulunan arşivler, birim arşivi olarak tanımlanmakla birlikte kurum arşivleri gibi çalışırlar. Evrakını uzun süre saklayıp, ayıklama ve imha faaliyetlerinde bulunurlar.

Kurum arşivlerinde yapılan bu işlemler başlıklar halinde sunulacak olursa;

1.    Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesinin Kontrolü:

Dosyanın oluşumu safhasında her evrak, evrak kayıt defterleri, zimmet defterleri ve dosya planları ile kontrol edilirken, işlemi biten evrağın kontrolü dosya bazında yapılmaktadır. Yani arşivden belge istenirken dosyanın tamamı istenmektedir. Kurum arşivinde evrak kayıt defterleri zaman zaman belgenin aranmasında kullanılırsa da, dosya planları ve dosya envanterleri bu çalışmalarda daha sık kullanılır.

Dosya Envanterleri: Arşivde bulunan dosyaların kaydedildiği defter veya listelerdir. Arşivdeki malzemenin kontrolü envanterlerle sağlanır. Dosyaların aranmasında kolaylık sağlayan envanterler, arşivlerin devir işlemlerinde büyük kolaylık sağlar. Analitik ve Nümerik olmak üzere iki çeşittir.

Analitik Envanter: Dosyaların içindeki her belgeyi tek tek kayda alarak hazırlanan envanterlerdir. Evrakın işlem gördüğü hizmet biriminde dosyadaki her belgenin önemli olduğu durumlarda kullanılır. Örneğin Mahkeme evrağı, vb. Ülkemizde bu tip envanterler için “Dizi Pusulası” tabiri de kullanılmaktadır.

Nümerik Envanterler: Dosyalar tek tek kaydedilir, içindeki belgeler ise sadece evrak sayısı olarak değerlendirilir. Envanter sıra numarası, belgenin tarihi, dosya numarası, konuyu kısaca özetleyen özet kısmı, sayfa adedi, arşivde bulunduğu yeri gösteren bilgiler ve gerekli açıklamalar yer alır.

Envanterler hazırlanırken dosyanın konusunu veren özet, titizlikle yapılması gerekmektedir. Ayrıca DAGM’ne devredilecek arşiv malzemesi için “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formu” da düzenlenir.

2.    Evrağın Devir İşlemleri:

Eğer kurumda evrak merkezi bir sistemle ele alınıp tek elden yürütülüyorsa birim arşivleri teşekkül etmez ve evrağın az üretildiği kurumlara tavsiye edilir. Ancak büyük kuruluşlarda birim arşivleri işlerin hızlı yürütülmesi açısından gereklidir. Ülkemizde merkezi teşkilatlanma modelini benimseyen kurumların sayısı çok azdır, çoğunlukla birimler seviyesinde arşiv teşekkül etmektedir. Bu nedenle “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” arşivi, birimler ve kurumlar seviyesinde ele almaktadır. Hizmet ünitelerinde işlemi bitmiş evrak, 1-5 yıl süreyle birim arşivinde bekletildikten sonra kurum arşivine kaldırılır. Birim arşivindeki bu süreye bağlı olarak da kurum arşivinde evrak 10-14 yıl süreyle bekletilecektir.  

Kurum arşivine evrak devralınırken şu kontrol işlemleri yapılır:
a)    Dosyaların dosyalama sistemine uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
b)    Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilere uyup uymadığı,
c)    Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki belgelerle uyup uymadığı,
d)    Klasör sırtlarındaki bilgilerin, belgeleri tanıtıp tanıtmadığı, hizmet birimi, konusu, yılı, içindeki dosyaların sayıları, vb bilgilerin eksik olup olmadığı,
e)    Yanlış yere konmuş evrağın olup olmadığı,
f)    Fazla kopyaların ayıklanıp ayıklanmadığı,
g)    Ciltlenecekler, zarflanacaklar varsa ciltlenmesi ve zarflara konması,
h)    Ciltlenen malzeme üzerine tanıtıcı etiketlerin yapıştırılması, zarflara konmuş evrak için zarfın üzerine içerikle ilgili bilgi veren açıklamaların yazılması,
i)    Sayfalarda veya eklerde eksiklikler olup olmadığı,

Kontrol işlemi birim arşiv personeli ile evrağı devralan kurum arşiv personeli tarafından birlikte yapılır. Kontrolden sonra evrak kurum arşivinde ilgili birim için ayrılan raflara asli düzeni bozulmadan yarleştirilir. DAGM’nin belirlediği tasnif sistemine göre tasnif edilip, “Devir-Teslim Envanter Formları” hazırlanan arşiv malzemesi zamanı gelince Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı’na devredilecektir.

3.    Belgelerin Kurum Arşivine Yerleştirilmesi:

Kurum arşivlerinde yer darlığı nedeniyle genelde birimlere ayrı ayrı yer ayrılmadan, gelen evrak geliş sırasına göre raflara yerleştirilmektedir. Bu durumda hangi raflara, hangi birimlere ait evrakın yerleştirildiğini gösteren listeler hazırlanmalıdır.

Depoya klasörler, rafların daima sol üst köşesinden başlayarak soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru birbirini takip edecek şekilde yerleştirilmelidir.

4.    Kurum Arşivlerinde Bulunan Malzemenin Hizmete Sunulması:

Kurum arşivlerinde dairelerin görevleri ile ilgili konularda ihtiyaç duyulan her türlü belgeye görevlilerin erişmelerine izin verilir. Burada görevlinin hangi amaçla, hangi bilgileri araştıracağı amirince arşiv idaresine bildirilmelidir.

Her hizmet ünitesi, istediği zaman kendi ürettiği belgeler üzerinde araştırma ve inceleme yapma hakkına sahiptir. Bu konuda, kurum arşivinde ve Devlet Arşivinde görevlilere her türlü kolaylık sağlanmak zorundadır.

Resmi dairelerin talepleri dışında yerli ve yabancı araştırmacıların bilimsel amaçlı olarak belgeleri kullanmaları ise, 23.6.1989 tarih ve 89/14268 sayılı “Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek ve Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar” adlı Bakanlar Kurulu Kararı ile gerçekleşmektedir (18.9.1989 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanmıştır).

Bu karar ile 3473 sayılı kanuna tabi arşivlerde araştırma yapma izni kurumlardadır; Bu izin çerçevesinde tasnif edilmiş, işlem tarihi üzerinden elli yıl geçmiş belgelerin, yerli ve yabancı uyruklu gerçek ve tüzel kişilerin hizmetine sunulmasına ait hususlar tesbit edilmiştir.

Araştırmacıya verilemeyecek belgeler genel hatlarıyla 4 bölümde toplanabilir:

a.    Gizliliği kalkmamış belgeler,
b.    Kişilere zarar verebilecek belgeler,
c.    Tasnif Edilmemiş, yıpranmış ve eksik belgeler,
d.    Yakın döneme ait, aktüalitesini koruyan belgeler.

Depodan belge istendiğinde iki nüsha “belge isteme fişi” doldurulur. Birisi alınan belgenin yerine konur (vekil fiş) ve belgenin nerede olduğunu gösterir. Arşivdeki nüsha ile de belgenin gelip gelmediği kontrol edilir, belge gelince arşivdeki bu nüsha getirene iade edilir. Belge yerine konulduktan sonra alınan vekil fiş, istatistikler için muhafaza edilir.

Arşivlerde belge kaybı olmaması için malzeme yerinde incelenmelidir. Hizmet birimleri veya arşivdeki araştırmaya ayrılan yer dışına çıkarılamaz.

5.    Gizliliğin Kaldırılması:

Birim Arşivleri, Kurum Arşivleri ve Devlet Arşivleri zamanla gizlilik özelliğini kaybeden evrakların, gizlilik kaydını kaldırmaktadır. Bu işlem dosya üzerine “Gizliliği Kaldırıldı” damgası basılarak yapılır.

Kurumların, kişilerin itibarını zedeleyecek, personelin çalışma şevkini kıracak, soruşturma ve işlemlerin seyrini etkileyecek yazılarla özel mevzuatın sınırladığı konulardaki yazılar gizli olarak yapılmaktadır.

Kurum arşivleri gizliliği kalkacak belgenin tarihi ile ilgili birimler ile birlikte çalışmalıdır. DAGM’ye devirden önce gizliliği kalkacak belgeler devirden önce mutlaka halledilmelidir.
 
BELGELERİN TASNİFİ

Tasnif: Arşiv ve arşivlik malzemenin kolaylıkla bulunması ve kullanılabilmesi için belli bir sisteme göre belgelerin sıraya konması, düzenlenmesi işlemlerini ifade eder. Tasnifin her safhasında belgelerin seçilen sisteme göre düzenlenmesi, bunların, depoların neresinde bulunduğunu ifade eden yer numaraları verilmesi ile olur.

Arşiv malzemesi daha teşekkül ederken, kurumların dosyalama planlarına uygun olarak tasnif edilmektedir. Bu arşiv malzemesinin asli düzenidir. Devlet Arşivleri, genel olarak bu düzeni koruyarak kendi tasniflerini yaparlar.

Devlet Arşivlerinde tarihi perspektif içerisinde üç ayrı tasnif sistemi yapılmıştır.

1.    Sistematik Yöntem:

Evrağın tespit edilen konulara göre ayrılması ve her konuya ait evrakların da kendi içinde tarih ve sıra numarasına göre sıralanması esasına dayanır. Başlangıçta pek çok arşivde kullanılmıştır. Kütüphanelerde kullanılan DDC’ye benzer tarzda uygulanmıştır.

Bu sistemin en büyük dezavantajı, çeşitli birimlere ait evrağın, yani fonların ve serilerin parçalanmasıdır. Bu durum arşivlerde aranılan belgenin bulunmasında güçlük yaratmaktadır. Hizmet birimleri ve araştırmacıların belirli fonlar üzerinde yapacağı araştırma, fonların parçalanmış olması nedeniyle güçlükle yapılır hale gelmiştir. Çünkü, önce konunun iyi tespit edilmesi ve belgenin tespit edilen bu konu içine konması gereklidir, ki bu da her zaman mümkün olmamaktadır.

Bu yöntemde tasnifi yapan arşivcinin bakış açısı ön plandadır. Aynı belge farklı kişilerce farklı konular altında ele alınabilir. Hatta aynı kişi tarafından farklı zamanlarda farklı konular altında tasnif edilebilmektedir.

Arşiv malzemesinin konusunun genel olması veya birkaç konuyu içermesi halinde, en ağırlıklı konuya göre tasnif edilmekte, bu da diğer konulu belgelerin aranması halinde bulunmasını imkansızlaştırmaktadır.

Aynı konulu belgelerin bir araya getirilmesi sorunu çözmemekte, bunlarında kendi içlerinde tarihi sıraya konması gerekmektedir.

Bu nedenlerle bu tür tasnifin kullanımı büyük oranda ortadan kalkmıştır.

2.    Kronolojik Yöntem:

Arşive karışık ve dağınık halde gelen belgeler, konusuna ve ait olduğu birime bakılmaksızın tarih sırasına göre tasnif edilir. Bu durumda belgenin tarihi önemlidir. Bu da tarihin olmaması ya da başka tarihli bir belgeyle ilgi kurularak birleştirildiği durumlarda karışıklığa neden olmaktadır. Bu nedenle etkili olmamış ve uygulamadan kaldırılmıştır.

3.    Organik Yöntem:

XIX. Yüzyılın ortalarına doğru Fransa’da ortaya çıkan ve fonların organik yapılarının bölünmezliğini esas alan “Akılcı Organik Yöntem”, yani provenanstır. Dikkat edilmesi gereken nokta fonları parçalamadan bir bütün olarak tasniflemektir.

Çünkü bürolarda evrak dosya yönetmeliği varsa buna göre, yoksa işlem aşamasında en kolay nasıl bulunacaksa kullanıcıların amaçları doğrultusunda oluşturulmaktadır. Tasniften sorumlu kişi bu belgenin istendiğinde en kolay bulunması düşüncesi taşıdığından bu doğrultuda en mantıklı tasnif sistemini uygular.

Genel olarak evrak cari işlemleri safhasında evrak kayıt numaralarına veya dosyalar için verilen numaralara, dairenin fonksiyon ve görevleri çerçevesinde konulara, gittiği veya geldiği yerlere, bölgelere göre, ya da alfabetik bir düzen içinde dosyalanır. Arşiv, bunlardan hangisiyle oluşturulmuş olursa olsun, düzgün tutulmuş evrak veya dosya kayıt defterleri varsa istenen belgeler bu defterler aracılığıyla kolayca bulunur.

Provenanstaki başarı kurumun yapısı, görevleri, fonksiyonları ve işleyişinin iyi bilinmesi ile olur. Araştırma yapılırken, araştırmanın yapıldığı yıllarda istenen dokümanla ilgili olarak hangi kurumun faaliyette bulunduğunun tespiti ilk yapılacak iştir. Yapılan araştırmanın konusu hangi birimlerin faaliyeti ile ilgili ise, bu fonlarda araştırma yapılır. Örneğin halk kütüphaneleri konusunda bir araştırma yapılıyorsa, ilgili tarihteki kütüphanelerin örgütsel yapısı düşünülür ve dolayısıyla Kültür Bakanlığı Fonu incelenir. Sağlık eğitimi konusunda Sağlık Bakanlığı ve Üniversitelerin Tıp Fakültelerine ait belgelere bakılır.
Bu sistemin iyi uygulanabilmesi için; Kurum ve kuruluşların kodlanması, fonların ve serilerin tespiti gerekmektedir.

Kurum ve Kuruluşların Kodlanması:

Kodlama yapılarak her kurum evrakının hangi depoya yerleştirileceği tespit edilir. Bu durumda hiyerarşik olarak kurum, birim ve alt birimlerin de kodlanması gerekir. Kodlama kurum arşivi için çok fazla önem taşımasa da Devlet Arşivleri için önemlidir. Çünkü kurumlar raflara ve klasörlere birim ve alt birimlerin isimlerini yazarak depolara yerleştirebilirler. Ancak Devlet Arşivlerine ait fonların ve serilerin belirtilmesi için kodlama gerekmektedir.  

Kodlama üç şekilde yapılabilir;

a.    Kodlanacak kurumun adını hatırlatıcı bazı kelimelerin bazı harfleri seçilerek, yani rumuz kullanarak yapılırsa “Alfabetik Kodlama”,

Avantajı; rumuzun açık ismi çağrıştırabilmesi ve 29 harfin alternatifi onlu sisteme dayanan rakama göre daha geniş kodlama olanağı sağlaması

Dezavantajı; Çağrışımlar isim benzerlikleri nedeniyle yanlışlıklara neden olabilir; harflerin sıralanması rakamlara göre daha zordur, dolayısıyla depodaki yerleşim de zor olur; otomasyon için rakamlar tercih edilir.

b.    Hem rakam, hem harf  ve hem de noktalama işaretleri birlikte kullanılarak yapılırsa “Karma Sistem”

c.    Yalnızca rakam kullanılarak yapılırsa “Nümerik Kodlama”

Kodlamanın Yararları;
1.    Uzun kurum ve birim isimleri kısaca ifade edilebilmektedir
2.    İsimlerde yapılan değişiklikler kodlamayı etkilemez. İsim değişse bile, aynı kodun kullanılmasına devam edilir.
3.    Depo yerleşimi kolay olur
4.    Bilgisayara geçişte işlemleri hızlandırır.

Kodlamanın mahzuru; ilk bakışta ne anlama geldiğinin zor anlaşılması, çözümü de indekslerinin hazırlanması ile olur.

Fonların Tesbiti:

    Her kuruma ait belgeler, o kuruma ait arşiv fonunu oluşturur. Fonlar malzemenin özelliği ve evrağın teşekkülüne göre seri ve alt serilerden oluşur. Kurumların görevlerinin değişmesi ya da bazı birimlerinin başka bir kuruma bağlanması sorun yaratmaktadır. Bu durumda hangi serilerin hangi fonda yer alması gerektiği konusuna açıklık getirilmek zorundadır.

    Açık ve Kapalı Fonlar olmak üzere iki türdür. Kapalı fonlara bir daha belge gelmeyeceği için tasnifi kolaydır. Açık fonlarda ise gelen evrak vardır ve ne zaman, ne özellikte ve ne kadar evrak daha geleceği bilinmez. Bu nedenle açık fonlardaki serilerin oluşumu üç şekilde değerlendirilir;
1.    Açık Seri Yöntemi; Tasnif planına uygun biçimde dosyalar yerleştirilir, yenileri gelince de her dosya kendisi ile ilgili fondaki ilgili dosyanın yanına konur. Bunun için yeterli yerin ayrılması önemlidir.
2.    Devamlı Seri Yöntemi; Depoya gelen evrağın, geliş sırasına göre fonlar parçalanmadan yerleştirilmesidir. Tasnif düzenlenen envanterlere dayanır. Depoda her fon bir arada bulunmaz, yalnızca aynı dönemde gelenler bir arada olur. Geliş sırasına göre araya başka fonlar girer.
3.    Kronolojik Dilim Yöntemi; Tasnif yapılırken malzemenin ait olduğu kurumun görev ve fonksiyonlarındaki değişiklikler olduğunda, yeni dosyalama yönetmeliklerinin kullanılmasında ya da belirli zaman dilimlerinde fonlar dondurularak ayrı gruplar oluşturulur.

Serilerin Tesbiti;

    Evrağın teşekkül biçimi, birimlerde yürütülen hizmetler ve ortaya çıkan arşiv malzemesinin az veya çok olması seriler oluştururken göz önünde bulundurulan unsurlardır. Seriler arşiv fonları içindeki aynı özellik taşıyan belgelere aynı kodların verilmesi ile ortaya çıkar. Fotoğraf, pul, vb gibi malzemede tür ve konularına göre ayrı seriler oluşturulabilir.

Kodların Kullanıldığı Yerler;

1.    Arşiv malzemesinin depoya yerleştirilmesi
2.    Arşiv malzemesinin devir-teslim listelerinin muhafazasında
3.    Fonların tesbitinde
4.    Bilgisayara aktarılan bilgilere, bu kodlara tekrar kolayca erişilmesinde
5.    Kurumlarla ilgili açılan dosyalarda

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün Düzenleme Kapsamında Yaptığı İşlemler;

1.    Aynı Hizmetlere Ait Arşiv Malzemesinin Tesbiti ve Ayıklanması
Aynı hizmetlere ait arşiv malzemesi, ilgili birimlerde veya kurum arşivinde o birimlere ayrılan bölüm veya raflarda muhafaza edilmektedir. Hizmet Birimleri;
    1.Yargı Organları
    2.Yürütme Organları
    3.Bankalar ve Sigortalar
    4.Kamu İktisadi Teşebbüsleri
2.    Arşiv Malzemesinin Asli Düzeninin Kontrolü: Düzeltmeler yapılmazsa asli düzen korunamaz.
a.    Daire ve şubelerin evrağı ayrılır
b.    Karışık ise birim ve alt birimlere göre ayrılır.
c.    Dosyalama sistemi incelenir, farklı dosyalar açılmışsa birleştirmeler yapılır.
d.    Konularına göre oluşturulan evraktan, o dosya dışına yanlışlıkla konulanlar kontrol sırasında ilgili dosyaya konur
e.    Aynı konuya ait olan belgeler veya dosyalar sıraya konulurken en son işlem gördükleri tarih dikkate alınarak kronolojik sıralama yapılır.
3.    Arşiv Malzemesine Sıra Numarası Verilmesi
a.    Aynı dosya numarası almış bağımsız belgelere bu dosya numarasına bağlı olarak sıra numarası verilebilir. Belgenin ön üst kısmına renkli kurşun kalemle yazılır.
4.    Fazla Kopyaların Ayrılması
a.    Fazla kopyalar, evrak akışına ait sevk fişleri, adres dışında özel bilgi taşımayan zarf, vb. ayrılır.
5.    Kronolojik Düzenin Kontrolü ve Tarihleme
a.    Arşiv malzemesi kendi içinde gün, ay, yıl sırasına göre kronolojik sıralanır. Dosyanın en üstünde en büyük tarih durur.
6.    Arşiv Malzemesine Sayfa Numarası Verilmesi
a.    Düzenin bozulmaması, dağılmasının önlenmesi bir başka deyişle kullanımlarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar 1’den başlamak üzere evrakların sağ alt köşesine sıra numarası verilir.
7.    Arşiv Malzemesinin En Uygun Saklama Şeklinin Tesbiti
a.    Mekanizmalı klasörlerde ise, asli düzeni bozulmadan çıkarılarak dosyalara yerleştirilir. İlgili yazıların bütünlüğü korunur, her bağımsız belge ekleri ve ilgileri ile birlikte gömleklere, gömleklenmiş arşiv malzemesi de dosya gömleklerine yerleştirilir. Paslanarak malzemeye zarar verecek toplu iğne gibi metal parçalar çıkarılır.
b.    Ciltlenecekler ciltlenir. Sayfa sayısı çoksa ve düzeni gömlek içinde bozulacaksa zarflara konur.
8.    Arşiv Malzemesi İçin Uygulanacak Kodun Tesbiti
a.    Tasnife tabi tutulacak arşiv malzemesinin hangi birime ait olduğu tespit edilir, isimlerinde değişiklik olup olmadığı kontrol edilir ve hangi kodun tasnifte kullanılacağına karar verilir.
9.    Serilerin Tesbiti
a.    İlgili fondaki birimler ve alt birimler için kutu yapılıp yapılmayacağına karar verilir. Yönetmeliğin 24. maddesi alt birim olarak tanımlanan Daire Başkanlıklarına kadar kodların uygulanmasını öngörmektedir.

Serilerin Tespitinde;
1.    Kurum ve Kuruluşlarda uygulanan merkezi dosyalama sisteminin gereği olarak arşiv, merkezi bir şekilde teşekkül ediyorsa, seriler bu seviyelerde
2.    Birimleri esas alan dosyalama sistemleri gereği, arşiv birimleri de teşekkül ediyorsa, seriler birim seviyesinde
3.    Kurum ve kuruluşlarda arşiv malzemesi vasfını kazanan belge sayısı az olduğu takdirde, Genel Müdürlük ve Başkanlık seviyesinde
4.    Devlet arşiv kodlarında (059 kodunda yer alan kurul kararları, bu kurullar seviyesinde
5.    Taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarda ise,
i.    Yurt içi bmlge, il ve ilçe müdürlükleri
ii.    Yurt dışında, ülke seviyesinde seriler teşekkül ettirilir.
10.    Aidiyet Damgası Basılması
a.    Arşiv malzemesinin ait olduğu arşivi belirlemek amacıyla belgenin ön yüzünde, sol üst köşeye veya uygun bir yere aidiyet damgası basılır.
11.    Yer Damgası Basılması
a.    Arşiv malzemesi ile gömleğin arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılarak “Arşiv Yer Damgası” basılır.
12.    Kutu ve Dosya Gruplarının Hazırlanması
a.    Yukardaki işlemler sonucu tasnife hazır hale gelen arşiv malzemesi seriler dikkate alınarak evrağın teşekkül biçimine uygun olarak, düzenli bir şekilde dosyalara yerleştirilir.
b.    Hazırlanan bu dosyalara 1’den başlayarak sıra numarası verilir. Birden fazla dosya gömleğine yerleştirilmişse (Bir gömlekte 20’den fazla belge varsa) ör 10A, 10B ya da 10/1; 10/2 diye numaralandırılır. Numaralar 999’u geçmez.
c.    Dosya numaraları içinde bulunduğu kutuya bağlı olarak verilmez.
d.    Dosyalara verilen sıra numarası dikkate alınarak kutulara yerleştirilir. Kutulara da tespit edilen koda bağlı olarak1’den başlayan ve en son 9999’a kadar olmak kaydıyla numara verilir.
13.    Dosya Etiketlerinin Yazılması
a.    Belgelere hızlı erişim ve kullanıldıktan sonra karışmadan yerlerine konulabilmesi için dosya gömlekleri üzerine,
i.    Teşkilat Kodu
ii.    Kutu veya Klasör Sıra No
iii.    Dosya Sıra No
iv.    İşlem yılı
v.    Evrakların Müteselsil sıra numarası
vi.    Yıl grupları yazılır.
14.    Kutu Etiketlerinin Yazılması
a.    Yine hızlı erişim ve kullanım sonrası yerine doğru yerleştirilebilmesi için kutu veya klasör sırtlarına;
i.    Teşkilat Kodu
ii.    Kutu veya Klasör Sıra No
iii.    Dosya Sıra No
iv.    İşlem yılı
v.    Evrakların Müteselsil sıra numarası
vi.    Yıl grupları yazılır.
15.    Arşiv Malzemesi İçin Uygulanan Yer Damgasına Ait Bilgilerin Yazılması
a.    Yer damgasında geçen bilgiler açıklanır.
16.    Arşiv Malzemesine İlişkin Bilgilerin Bilgisayara Kaydedilmesi
17.    Özet Hazırlama
Kullanıcının belgenin kendisine bakmadan içeriğini çabuk ve doğru olarak anlayacağı biçimde özeti çıkarılır. Özet Hazırlama iki safhada ele alınır,
a.    Konu ve faaliyet alanı tespit için birkaç kere okunur. En önemli sonuç bildiren yer tespit edilir. Özette kim, ne, nereye, neden sorularına cevap alınır. Özet taslağı alınır.
b.    Özet kontrol edilir. Özet taslağı kısa ve öz olacak şekilde, eksik veya fazla yönleri, doğruluğu, imla kuralları da dikkate alınır. En kısa biçime dönüştürülür
18.    İndekslerin Hazırlanması
a.    Belgedeki kavramların (belirtici unsurların) tabii dil veya sembollerden seçilmiş terimlerle bir tarifinin oluşturulması ve aranılan belgeye erişimi sağlama işlemlerinin bütünüdür.
19.    Konu Başlıklarının Hazırlanması
a.    Devlet arşivlerinde kullanılan konu başlıklarının listesinin tutulduğu sistemdir.


3. DANIŞMA, ERİŞİM VE HALKLA İLİŞKİLER

Amerikan Arşivciler Derneği “Arşivler belgenin kullanılması, tanımlama ve yönetimin tek amacıdır” demiştir. Belgeler erişim için vardır ve arşivlerin nihai hedefi bu erişimi sağlıklı biçimde gerçekleştirmektir. Kullanıma yönelik arşivin bu işlevini “Araştırmacı Hizmeti” olarak tanımlamak mümkündür.

Araştırmacı Hizmeti;
·    Belgelerin kullanımını teşvik etme,
·    Araştırmacıları etkin olarak yönlendirme ve bilgilendirme,
·    Belgelerin erişilebilir olmasını sağlama,
·    Geleceğe yönelik program önerilerini ve önceliklerini belirleme amacıyla kullanım sıklığını analiz edilip ölçme

Bu hizmetlerden en önemlisi ve kullanıma yönelik hizmetlerin beklenen düzeyde gerçekleşmesini sağlayan kullanıcı analizleridir. “Arşivleri kim, hangi amaçlarla kullanmakta ve bu kullanımı kolaylaştırmak ve artırmak için yöntem ve tekniklerin geliştirilmesi” amacıyla yapılan bu analizler için bilgiler, arşive gelen araştırmacılara uygulanacak olan anketler, onlarla yapılan mülakatlar, vb gibi yaklaşımlarla elde edilir. Bilgi toplamada amaç şu sorulara yanıt bulmak içindir:
·    Belgeleri kim kullanmakta: Kullanıcıların kategorileri ve özelliklerine ilişkin hizmet türlerini belirleme amacı taşır
·    Araştırmacılar arşivde kullandıkları belgelerin varlığını nasıl öğrenmişlerdir: Düzenleme ve tanımlamaya ilişkin yöntemlerin geliştirilmesi amacı taşır.
·    Kullanım amaçları nedir: Genel olarak hangi tür belgelerin kimler tarafından kullanıldığına yönelik bir fikir edinilerek, bu tür belgelerin kurumlarda üretilmesinden arşive devrine kadar olan süreci ile ilgili düzenlemeler daha iyi yapılabilir.
·    Hangi konularda araştırmalar yapılmakta: Yoğunlaşılan konularla ilgili bili toplamak ve bu konularda hangi belgelerin var olduğu ve kullanım kolaylıklarına ilişkin tanıtıcı broşürlerin oluşturulması.
·    Belgelerdeki Bilginin Önemi ve Kullanım Süresi Nedir(Kullanımda harcanan zaman ve kullanılan bilgi miktarı açısından): Küçük miktarlardaki bilgi üzerine geçirilen uzun süreler o bilginin önemini gösterirken, önemli boyutlardaki bilgi yığınına harcanan kısa süreler ya tanımlamada var olan hataya ya da gereksiz pek çok evrak olduğuna işaret eder.
·    Araştırmacı elde ettiği bilgileri ne amaçla ve nasıl iletecek: Tez,makale, anlaşmazlık, hukuki delil,vb.
·     Arşiv hizmetlerine yönelik görüşleri ve önerileri nelerdir?

4. KAYNAKLARIN KORUNMASI

    Arşiv malzemesi sürekli değere sahiptir ve bu malzeme sürekli korunmalıdır. Koruma hizmetleri arşiv malzemesinin tahribatını mümkünse tamamen önlemek, değilse yavaşlatmak veya malzemenin tahribata karşı direncini artırmak için yapılan işlemlerin tümüdür. Belgenin ve Bilginin korunması diye iki açıdan bakmak mümkündür.

    Belgelerin korunması bağlamında öncelikle bilinmesi gerekenler arşiv